书城管理中层管理者的行动指南
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第9章 修炼3·管理力:5%在责任,95%在管理

中层管理者发挥的岗位职责主要是管理,管理的责任,是你整个业绩中最大的一部分,决定了业绩的高低、相比较可以分担给下属的责任,管理责任必须得到与众不同的重视。

通过本章的学习,相信你能明白管理和授权的联系与不同。

6.1 管理为主,细化责任

统一管理,分担责任

中层管理者不应该承担所有责任

统一管理,是中层管理者必须的权力

细化责任,才能便于管理

中层管理者所处的工作位置特殊,环境多变,所担负的责任自然也复杂多样:既有完成不同的具体任务的责任,又有管理好动态的员工队伍、始终发挥合力的责任。

为了成为优秀的中层管理者,你最应该重视的责任是什么呢?

事实告诉我们,仅仅擅长前线作战的,只能永远是优秀的士兵,而善于带领团队工作的,才称得上成熟的指挥官。因此,一名中层管理者如果只会解决技术性问题,或者提供工作方案、设计工作过程,还远远不能称为企业的中流砥柱、老板的得力中层。只有在此基础上,进一步学会肩负管理这一重大职责。通过管理“人”来做好“事”,通过行使管理手段,传播自己的工作理念,才能保证你在老板眼中的表现越来越优异和突出。

中层的责任在于管理

周一,技术组负责人杜浩还没有提交手上的任务,又接到上级临时安排的新工作,要求他的团队在新的一周内完成最新项目的设计报告。杜浩自己是搞技术出身,对于新项目总是有着强烈的新鲜感和完成冲动。加上知道这是临时任务,时间紧迫,因此,一拿到任务,他就精神饱满地开始工作。

连续工作一天,杜浩才想起来,上周的任务,自己手下的几名员工应该完成得差不多了。他找来下属小张问:“上周的工作,你们做完了嘛,怎么还没提交呢?”

小张是公司著名的“滑头”,他早就听说有新的工作布置下来了,转转眼珠,说:“领导,我们正在加紧做,不过这个工作要求比较高,我们也只能细致点啊。”

杜浩耸耸肩,心想催也没用,只好说:“那好吧,你们加紧做。”小张心里暗自高兴地走了,杜浩自己卖力地加起班来。直到周四,杜浩的报告快要完成了,小张才带着其他员工,提交了手头拖拉的事情。

杜浩想,怎么我感觉这个技术组就我一个人在忙呢?难道我又是领导又是员工?不过碍于面子,他并不好直接表达。结果,员工的“滑头”表现继续着,而杜浩仍旧很忙很忙……

杜浩的苦恼来自他无法对下属进行有效的管理,更不用说加强员工工作的效率,最终形成的结果是,杜浩自己工作热情高涨,肩负的责任重大,而员工们则“忙里偷闲”,坐看领导的忙碌。长期这样的工作状态,势必造成工作节奏平衡的破坏,让中层管理者无所适从。

修炼项目

1.不要承担所有的责任

某些中层管理者一旦感觉到自身处于团队的核心,往往会面对内心较大的压力,并因此对工作中任何的责任都过分看重,凡事都要自己亲自过问清楚,看清步骤,得到结果,才能够放心。

但是,这样的状态不仅无法提高工作效率,获取工作效果,反而会导致所有责任都背负在中层管理者身上,从内心压力转变为工作压力。疲于奔命的中层管理者,实际上就成为了老板心中最失败的员工。

2.管理好员工,是中层管理者最大的责任

中层管理者的管理工作,既是为员工服务,又是对老板负责。

中层管理者通过制定工作目标、监督工作过程、引导工作情绪来管理下属,同时也为他们提供工作的集体和平台。在中层管理者采取这些方法,为员工的工作做好充足准备的同时,他也通过制定工作规则,规范员工行为来监管他们的工作,发挥团队能力,获得更多的利润,为老板的利益服务。

因此,管理工作无论对上对下都是相当重要的责任,中层管理者没有借口不做好这项工作。

3.具体事务的责任细化给每位下属

员工本来只是单独的个体,当他们进入企业以后,必须要有强大的向心力成为一个完整的集体。向心力最大的来源,自然应该由中层管理者来提供。

把具体事务的责任细化,逐一分配给下属,是发挥向心力作用的重要渠道。在分配责任的同时,你能够充分地了解下属,管理下属。通过监管责任的过程,你同时能够控制到下属的行为和心态,保证对团队的控制力,保证对目标始终不懈地追逐。

修炼要点

(1)分配责任,是中层管理者必须履行的义务,因此,中层干部不能仅仅明确自身的工作责任,更需要通过不同的手段来保证员工明确自己的责任。只有当每件工作分配到了集体每个人的头上,各自承担好应该肩负的责任,中层管理者才谈得上尽职尽责地履行了工作义务。

(2)管理不能盲目进行,在管理中分配工作责任,本身需要你对员工心态的充分理解,对员工工作能力的全面认识。中层管理者必须先学会观察员工,划分责任,其后才谈得上进行有效的管理。

6.2 给管理打好提前量

管理工作如何打好提前量

及时安排下属在工作中的角色

总结工作,形成类型化方案

提前挑选和培养备用人选

对团队进行有效管理是一个长期发展的过程,团队的集体工作表现,不可能一朝一夕就能通过管理方法有所变化。因此,中层管理者应该在意识到管理作用之际,在期待管理发生作用之前,就做好充分的准备,打好提前量,安排好足够的管理手段。

打好管理的提前量,首先应该能够做到尽快地熟悉团队成员,根据他们各自的特点,安排他们在工作中担任的角色。同时,你还应该经常反思,根据任务的类型不同,形成总结性的方案模板,以备今后使用。此外,你还应该对于出现的各种意外情况加以防范,安排足够人员作为备用,从而保证一旦出现问题工作能够延续。

提前量很重要——准备充分才能万无一失

按照工作计划,周一,人事部要去机场接外地来的大客户代表团。主管方晓安排了助手小蔡早点带公司的商务车去机场迎接,小蔡连连点头,说自己一定会做好迎接工作,保证让大客户满意。看着小蔡的积极承诺,方晓主管感到满意和放心。他想,只不过是一次迎接,应该不会出什么纰漏。他又打了个电话给公司小车班,让负责商务车的陈师傅早点跟小蔡会合。

周一上午,事情繁忙,方晓就没顾上跟小蔡联系。九点半,大客户的电话打到了方晓桌上。一拿电话,方晓就听到了客户的抱怨,你们怎么搞的啊?让我们在机场呆半个小时了!方主管一下懵了,说:“不会吧,我早就安排人去接了。”“那怎么还没人呢?你们公司就这个办事效率啊!”客户不高兴地挂上了电话。

方晓连忙打电话给小蔡,原来,商务车在半路上出了问题,走不了了。小蔡打电话给小车班,没想到其他的车都出去跑业务了,正是无计可施。方晓一下子傻了,这该怎么办呢?

方晓自以为把工作安排得很好,其实,他仅仅是落实了工作步骤的问题,安排了相关的人员,没有预测将会出现的可能,最终导致了大客户的翻脸。

对于管理,方晓并没有留出充分的提前量。比如,万一遇到车辆故障应该怎么办,路上出现堵车应该怎么办,小蔡生病不能去又该怎么办,等等,这些问题他根本就没有考虑过,一旦出现临时状况,只能接受失败结果。除了要制定多个方案,还有分配到适合的员工头上也是很关键的,如果小蔡的应激性比较强,租车或者打车去接客户,也是可以避免这点的。要多手准备、合理运用人才,才能应对所有状况。

修炼项目

1.按照个人特点,尽早提供不同的锻炼平台

虽然可能你的团队看起来不大,但实际上,却存在着各种各样不同类型的员工。比如,有的员工性格外向开朗,有的员工性格内向谨慎,有的员工工作速度快但往往质量不能完全保证,而有的员工则工作精细而效率不高。

如果只能看见员工身上存在的缺点,那么,你无论遇到什么样的员工,最后都难以满意。这是因为从片面的角度看来,他们的缺点总是会影响到工作进程。其实,反过来看,每个人身上的缺点和优点共存,既然缺点会破坏工作,那么,有效地提前影响员工,发挥其优点,也会更有利于工作。

2.及时总结不同类型的工作方案

任何工作都不能没有充分的方案。缺少有效方案的工作过程,会变得失去控制,最终难以达到需要的效果。

想要让工作能力有效发挥,临时准备、仓促应对的方案必然不能起到应有的作用。所以,中层管理者应该通过及时划分类型、总结经验,按照不同任务的背景和目标,储备出基本的工作方案。随着方案模板数量的扩大,中层管理者的工作经验也势必会越来越丰富和成熟。

3.为不同的岗位安排各自的“替补”

工作进程中,每一个不同的岗位势必都有着各自独立的作用,工作流程的环环相扣,决定了岗位之间紧密地联系,其中任何一个岗位出现问题,都一定会影响到其他岗位的有效工作,并对整体结果产生不利影响。

因此,中层管理者应该充分意识到每个岗位的重要性,为不同的岗位做好充分的“替补”安排,一旦岗位出现问题,能够立即启动预备方案,顺利衔接,保证工作任务的成功。

修炼要点

(1)工作方案不仅要有类型化的储备,还应该有不同突发情况的应急方案。具有充分经验的中层管理者,常常在制定工作方案时就能想到实施工作可能碰见的不利情况,并通过应急方案的拟订,对这些负面因素予以规避。即使出现,也可以从容应对,不至于自乱阵脚。

(2)员工是你手上的人力资源,对于这些宝贵的财富,平时不磨炼,临时指望他们发挥作用,往往都没有什么收获。不妨尽早地熟悉每个员工的个性特点和能力结构,让他们在各自的岗位上提前进入角色,尽快按照你工作规划的需要,发挥各自的长处,形成团队成员各有所长的局面。

6.3 检查必须出结果

看重检查,才能做好管理

紧盯目标去检查工作过程

检查必须全面细致,对结果负责

检查必须及时反馈给员工

管理员工需要具体的手段和方法,其中,对员工工作的例行检查是最基本的内容。

通过工作检查,中层干部可以结合对目标的追求,考核员工的工作过程是否发生偏差,同时,工作检查还能够提醒员工重视自身岗位的工作,提高他们的工作积极性。

不仅如此,工作检查及其以后的反馈,更是中层管理者和员工最好的交流和沟通机会,通过共同探讨检查中发现的问题,商量解决办法,能够让中层管理者和基层员工围绕工作目标坦诚相待,互相表达意见,最终获得共同的认识,采取一致的步调开展工作。

管理的重要手段——认真执行每次检查

夏华是某企业的质检部主管。上任之初,夏华的岗位意识很强,经常在夜班时间起床去临时检查车间流水线上质检员的工作情况。结果,质检员们纷纷重视起工作制度,工作的风气也为之大大改变。夏华心想,看来这帮下属还是在我的管理下走上了正轨啊,终于能够放心了。

从此以后,夏华自己也不太坚持例行检查了,即使检查也只是走马观花地看一看。

好景不长,一次,公司领导来到生产的第一线考察,结果发现质检员小东根本不在岗。看着领导阴沉的脸色,夏华尴尬而吃惊地说:“不会吧,小东一直很负责的,以前检查我从来没发现他有任何的纰漏啊。”

事后才知道,小东上次检查出了报废产品,好几个操作工因此被扣了奖金,扬言要找他报复。小东觉得,多一事不如少一事,干脆睁一只眼闭一只眼,反正主管也不怎么下来检查了。

夏华恍然大悟,哎,还真是一点也不能忽视检查的环节啊!

检查应该是管理最常用的手段,而不是树立权威的一种权宜之计。即使看起来检查收到了效果,培养了员工良好的工作习惯,也依然不能放松。检查的意义在于,无论是不是“响鼓”,都始终要用“重锤”去敲击,才能爆发出工作中的最强音,防止问题的产生。

修炼项目

1.检查的意义体现在结果

中层干部对于工作的管理,需要注重任何一次检查,这是因为检查结果不论如何,都对工作过程具有独特的促进作用。

中层干部通过分析检查的结果,能够发现工作方法中的得失,找到下属身上的缺点。同时,结果的评价,能够影响到员工的绩效考核,让各自工作的结果,关系到他们的自身利益和绩效,从而有效刺激他们的工作热情,增强他们的工作积极性。

2.全面而细致的检查才能出结果

检查要想出结果,必须做得全面而细致。如果检查只落在表面层次,就只能得到肤浅的所谓结果,掩盖团队工作深层次上存在的细节问题。

因此,检查的步骤必须经过事先严格的安排,带有强烈的指向性,落到实处,及时影响员工的具体工作。随随便便的检查,除了应付老板,走走工作程序之外,起不到任何实际的作用。

3.没有反馈的检查等于不检查

检查能起作用,最关键的步骤在于反馈的过程。反馈迅速而有效,才能及时地影响到下属的心态,引发他们对于具体工作步骤的反思。

如果反馈不得当,让员工感到检查只是一种过场,或者只是中层管理者的例行公事,甚至认为检查缺乏公平公正性,只是针对某一个人。那么,检查就丧失了其真正的作用,即使中层管理者的确通过检查发现问题,也不能保证员工会理解正确的方法,做出相应积极的改变。

修炼要点

(1)检查工作的过程应该有一定的计划安排——常规性的检查应该以统一格式的表格予以记录,突击性的检查则要保证能让中层管理者看到最真实的情况。同时,检查的频率和内容,也应该形成制度,保证其内在规律性。心血来潮、突如其来的检查,或者范围忽大忽小、程度忽浅忽深的检查,只会让员工感到越来越没有重视其过程的必要。

(2)检查的反馈可以形成机制。比如,在工作例会上进行定期的反馈,能够让员工不断地重视检查;按照每个人的工作结果进行针对性的单独反馈,既能够让员工感到受领导的关注,又能够保留反馈的斡旋空间。总之,只有机制管理下的检查,才能有其发挥影响的可能。

6.4 消除影响管理的负面情绪

消除负面情绪,保证顺利管理

采取积极暗示,防止不良情绪滋生

及时采取行动,杜绝负面情绪不断累积

用正面情绪取代负面情绪

员工并不是机器,不可能没有自身的情绪。虽然情绪属于个人的内心空间,是一种私人化的表达方式,但是,不良的情绪如果流露过多,一定会打破本来平衡的职场气氛,带来不必要的问题。

中层管理者着眼的不仅仅是工作节奏、工作内容,还应该注意员工情绪。平时的沟通中,应该从关心员工利益出发,形成自身对员工的影响力。实际工作过程中,随时留意员工情绪对结果的影响,通过小处的发现来寻找问题。

另外,正因为情绪来自私人内心感觉的表达,因此,改变员工情绪不可能靠命令或者谈话,而是来自中层管理者进行的积极暗示。中层管理者应该多学习一点心理学知识,了解如何通过有效手段,积极改变员工的情绪。

管理员工的情绪——有士气才能走向胜利

兴乐集团是一家总资产15亿元的现代化大型企业集团。其综合实力进入中国制造企业500强、中国民营企业500强、中国机械500强、中国电线电缆20强、浙江省百强企业、浙江省纳税百强。这个集团的董事长虞文品是一个优秀的管理者。

2009年2月的一天晚上,虞文品来到了公司总部新竣工的员工大楼,去员工家里“做客”。他刚来就说,“这幢员工楼本来年前就该竣工的,但是因为一些原因,导致现在四楼到七楼还在装修,对给你们带来的不便表示深深的歉意。”话音刚落,所有人的心情就不一样了,感觉到一股暖意流入心房,本来还颇有抱怨的住在装修楼层的员工也放平了心态,接受了自己住的房子还在装修的事情。

虞文品还考虑到,当初的员工宿舍没有休息间,因为宿舍两边已经安排了洗漱间、卫生间和洗澡间。但是有些员工可能带朋友来“家”里做客,所以特意打通了两间房子,放上饮水机、电视机和椅子等设施,让大家可以更方便,可以有个舒适的生活环境。

员工的脸上都扬起了笑容,觉得公司这样的安排很体贴员工,心中的暖流在流动,还有一个声音徘徊在耳边,说一定要努力为公司效力……

虞文品之所以能有这么大的成就,和他关心员工、积极和员工沟通、及时发现员工的问题并帮助解决是密不可分的。只有这样的领导,才可以让自己的员工衷心为自己效力,在一个平和又稳定的环境下创立更辉煌的业绩。

修炼项目

1.注意平时沟通,形成对员工的影响力

想要具备对员工的影响力,就应该同员工形成无阻碍的沟通和交流关系。

试想,一个同员工连工作内容都难以聊上几句领导,又怎么能读懂员工的情绪、分析他们的想法?一个成天沉默不语,不主动表达自己想法和探询员工想法的中层,又怎样能够有效改变员工对于工作的态度和观点?

因此,中层干部必须加强同员工的主动交流,在交流中发现问题,在谈话中寻找机会,树立自我的形象,加强对员工的影响。

2.留意员工情绪,从小处发现问题

“事在人为”,工作既然需要人来做,那么,参与工作者的情绪,一定会影响到工作结果。

如果中层想要有效观察到员工的情绪,就应该杜绝只能看得到工作结果,而无法观察员工情绪细节的毛病。粗枝大叶并不可取,中层管理者既要能够将目光集中在工作目标上,也应该学会观察员工的表现和变化。

比如,中层干部可以通过对员工语言语气的观察,对员工表情行为的分析,体会到员工对于工作态度的变化,及时找到影响管理的负面情绪,并着手加以解决。倘若你只能看到事务性的工作,而看不到隐藏在其背后主导员工行为的情绪,那么你的工作就只能停留于表面,而无法解决内在的动力和目标问题。

3.积极暗示,正面引导取代负面情绪

对于负面情绪,中层管理者不能表现得过于急躁和不安。否则,等于受到负面情绪的干扰,自身也“传染”上了负面情绪,不仅于事无补,反而把管理过程变得越来越麻烦。

因此,采用积极的自我暗示,是驱赶负面情绪的第一步。其次,用对员工心态的正面引导取代员工的负面情绪,帮助他们端正工作态度,提高工作动力,增强内部的凝聚力和合作感。

修炼要点

(1)不要让办公室存在任何你的交际“死角”——对于同自己交流不够的员工,不应该采取相同的态度来对待他。越是难以沟通的下属,越是应当尽量多地同他相处和交流。比如,沉默寡言的下属,应该多找机会同他交流谈话,从而树立对他的影响力,获取他的信任和支持。

(2)暗示需要多种层面的方法——自我暗示可以采取记工作笔记、内心对话等方式,比如,经常告诉自己“你会成功管理”“你是最棒的”“你善于观察员工情绪,”等等。另外,给员工的暗示可以采取旁敲侧击、物质奖励、情绪感染等方法,比如,总是用微笑面对员工的中层管理者,用兴奋面对任务的中层管理者,一定能够用自身情绪感染到身边的员工,从而获取他们的正面情绪。

6.5 适当运用集体决策

集体决策帮助管理

打造归属感,便于管理

集体讨论,营造公平气氛

全员参与,形成共同契约

团队工作离不开决策指导,决策可以确定工作的阶段性目标,可以规划工作的过程。同时,科学严谨的决策,还能够一定程度上合理照顾到每个员工自身的工作习惯和特点,发挥出不同岗位上不同人选的综合能力,并形成强大的集体工作步调。

但是,仅仅凭借中层管理者一己之力,即使制定出完善的决策,也并不一定能够被所有的下属接受。如果不明不白地去工作,员工们反而会感觉不知所措。

因此,你应该适当地采用集体决策的方法,通过集思广益的讨论,保证决策能够指导工作顺利进行。其实,决策制定的过程,就是对于工作结果的再强调、再挖掘。在集体决策之前,员工们可能对于工作目标只有大概的印象,而通过集体决策的讨论,大家能够进一步明确工作的方向性。更不用说集体决策中的公平和谐的气氛,能够吸引所有员工完全投身于工作之中,保证发挥出百分百的态度和实力。

决策不仅仅是你的事

公司决定给每个部门更换办公设备,让各部门主管在预算的条件下,上报所需的品牌和规格。

部门主管甘平发现员工对这件事情很感兴趣。他想,既然办公设备是为了员工服务,为了工作服务,不如干脆让大家讨论,拿出共同的结果。

甘平把决定告诉大家,办公室内顿时爆发出一阵欢呼。员工们纷纷上网,寻找自己认为合适的电脑、复印机、传真、扫描仪,每个人脸上都挂着兴奋和笑容。不少员工说,“难得作一回主,可得好好把握这个权力。”

不久之后,员工们按照小组提交出了报告。根据这些报告,甘平和几位助手协调讨论,拿出了采购方案,并且通过内部邮件通知了部门每位员工,请大家发表建议。看到自己选择的产品进入了采购方案,员工们不仅感到新鲜,还体验到自身地位的提高。

采购报告如期交给了财务部,并且及时拿到了新的办公用品。看着员工们围着新的设备议论纷纷,甘平满意地想,虽然自己忙了一点,不过,集体决策带来的收益是更大的。

甘平并没有独断专行地决定办公用品的采购方案,而是把权力交到了下属手上。虽然这并不算什么大事,但是,通过这样的形式,让员工自身发挥了思考的价值,参与进了工作决策,从而在这样的过程中形成了集体凝聚力和吸引力。

修炼项目

1.让员工有参与感,形成集体吸引力

集体决策是一种手段,尤其当你感到集体缺乏凝聚力和吸引力的时候,不妨有意识地抬高员工的地位,增强他们的信心,暗示他们团队的决策也需要他们的参与,更离不开他们的智慧和能力。

允许员工适当加入决策过程的集体能够带给员工更多的尊重感,让他们体验到在其他工作场合无法体验的“主人”感觉,他们会自发地认为,集体给予了我表达的机会,那么,当集体需要我行动的时候,我更应该用积极的行动来保障我今后继续表达的权力。

2.在平等讨论中获得的决策,更利于执行

当最终形成的决策包含了员工个人的观点和态度时,他们自然而然会为这项决策付出努力。与之相反,灌输性的、强迫执行的决策,即使员工内心再想重视,也难以获得“我要做”的心态,而仅仅是为了谋生而不得不进行的“要我做”。

因此,不妨让决策从你自我的感情色彩偏重的思维方式中脱离出来。作为团队领导,你当然可以将自己的工作思路和方法有意识地渗透进决策,并施加影响,但在决策确定之前,讨论过程的平等,绝对是打造强力团队必不可少的基本程序,是上下属亲密无间合作的重要条件。

3.集体讨论的工作制度,能发挥更大作用

不仅仅在工作决策上,集体参与会产生有利的结果,对于日常工作规章制度的制定,群策群力,自发管理和监督,也能有着同样有益的效果。

经过员工集体讨论而得到的工作制度,由于其制定过程有着每个员工的参与,因此,在日常工作过程中,制度将会得到更大程度的理解和尊重,充分发挥其监督和提醒的作用。

经过集体讨论的规则,实际上等于中层管理者同员工签署了一份契约。一旦违反契约,势必受到惩罚。比起中层管理者单方面直接宣布工作制度来,这样的管理模式势必更加人性化,也能够更加有效地影响下属的工作。

修炼要点

(1)不要担心集体决策会影响你的领导核心地位。其实,员工作为团队的成员,本身就应该具有发言权和参与权。如果你人为地堵住他们的表达渠道,对他们的不同言论,不是表现出反感,就是打压和蔑视,那么,员工参与工作的积极性势必会有所消减,并最终影响工作效率。

(2)集体讨论和决策,可以用多种形式。比如,分小组讨论,提交意见,或者采取书面汇报,总结安排,等等。采取这些不同的形式,能够充分调动员工积极性,从不同渠道不同侧面积极思考,发挥影响,提交出自己对于决策的看法和设计。