在传统的计划中，一份订单落后于计划时，要花费非常大的工作量使它重新归入计划。而计划的延迟并没有造成物料的延迟，直接的结果就是：比较晚的订单被加快，而比较早的订单却被延迟，库存的不当占用冻结了资金，也占据了库存空间，阻止了发货正常进行。
MRP使得库存减少，保持在最优状态，降低了库存成本，有些公司库存成本降低的幅度竟然达到40%，定价具有竞争性，能够以更低的销售价格出售；MPR还保证了为顾客提供更好的服务，对市场需求作出及时的反映，并且对主生产进度计划进行及时的调整；生产设备和准备的费用大大减少，空闲时间也减少。而且，MRP系统能够提前通知管理人员，使他们在订单之前看到计划，明确什么时候应当加快，而什么时候应当减慢速度。
MRP系统的工作流程可以用图11-1表示。
因此，MRP系统的工作流程就是：根据产品的定单制定主生产计划，它确定了在一定的时间内应当生产的产品数量；物料清单文件提供了每种物料的使用材料以及相应材料的数量；库存记录文件提供了现有的物料数量和已经订购的物料数量。根据这三方面的数据，生成了物料需求计划的主要数据来源，MRP根据这些数据将主生产计划扩展成为整个生产过程的详细计划。
然而，MRP也有其缺点，主要可以归结为三个方面。
1没有规定高层管理人员的承担义务，它具备了生产系统的特点，但是并没有经营计划对高层人员的要求与管理。
2MRP的功能往往被夸大，被看作是整个公司运作的独一无二的系统，但是没有注意到它只是整个公司运作管理系统的一个部分，并非系统整体。
3MRP对操作的精确度也有非常高的要求，公司经常为了MRP而改变公司的运行方式和对文件进行更新。