自我评价(self-assessmont)是组织自觉的采用某种标准,对其活动和结果全面、系统、定期地进行评审的管理活动,其目的是为了自我改进,追求卓越。自我评价强调“自我”,即组织是进行评价的主体。它可以邀请组织外部的人员给予咨询、指导和培训,但不能由他们包办代替,否则自我评价将失去意义。
4.2.2 什么时候进行自我评价是不适当的?
企业在任何时期使用卓越绩效评价准则都不嫌早,但也有例外的时候:
(1)所有有关管理计划都是短期的,根本没有长期策划。
(2)根本就没有战略方向。(如果一艘船连要载什么货,向何处行驶都不知道,那还有什么好说的呢?)
(3)正在进行重大的组织变化(领导层队伍、合并、并购、重组、减少规模等)。
(4)组织是“黑匣子”管理制度——领导都不希望分享重要的数据和信息。
(5)自认组织经得起任何考验。兵来将挡,水来土掩。
(6)以和为贵,不愿面对和解决矛盾。
4.2.3 自我评价的一般流程
4.2.4 实施自我评价方法
1.自我评价准备(包括制定计划)
(1)以卓越绩效模式项目组为核心,组建自我评价组,必要时聘请顾问参与(好处:便于与领导层访谈;外来的眼光、思维的激发;顾问阅历较长、常识较深、经验丰富)
(2)要安排好时间、场所,一般需要4~6天。
(3)以访谈、查核对象为主线,兼顾条款的系统性,将同类别的“方法—展开”和“结果”安排在一起,提高评审效率和结果。如:将与总经理相关的条款评审,集中安排到一个半天。
2.自我评价方法(注意事项)
(1)按照分项确定优势、改进机会,进行排序,并依照得分指南进行评分。
(2)召开自我评价汇报会,向管理层报告自我评价过程和结果,并讨论改进措施:
A、优势——巩固措施,以及进一步创新和变革的可能性。
B、改进机会——改进措施、物力资源、责任部门/人和时限。
C、卓越绩效模式的下一步推进计划。
4.2.5 自评报告
1.基本要求
(1)目录清楚,组织概述(5页,3000字)
(2)经营环境描述(产品和服务及其交付:企业文化—宗旨、愿景、使命和价值观:员工情况:技术和设备概况:法规环境)
(3)主要关系描述(组织机构和治理体系:关键顾客群、市场区域及其需求和期望:重要供应商角色、类别和供应链要求;与关键顾客和供应商的伙伴关系与沟通机制)
(4)面临的挑战描述:竞争环境(竞争地位:行业情况:竞争者数量与类型:成功因素:行业内,外的比较性和竞争性数据的可获取性),战略挑战(业务、运作、人力资源)
(5)业绩改进体系描述(对关键过程的系统评估和业绩改进:学习和分享知识资产)
(6)附图:收入增长图、市场分布图、组织机构图、生产流程图等
2.自我评价报告编写程序(注意事项)
(1)先写组织概述,再写自我评价报告。
(2)对照标准要求,逐条评价说明(在1个范畴里的问题可以组合回应)。
(3)从方法-展开-学习-整合-结果,关注关键经营/成功因素。
(4)用数据、事实论证/支持条款要求,真实,准确。
(5)反映核心价值观。
(6)多用图表,形象生动。
(7)内容可互相引用(方法—展开条款之间,及其对结果条款的引用),但需说明。
(8)三年追溯 当前状态(远简近细) 关注未来。
(9)力求简要,含图表不超过6万字。
(10)彩色打印,赏心悦目。
3.编写过程评分项编写方法(注意事项)
(1)注意各评分项之间的联系,保持一致性:组织概述-战略策划-绩效测评-过程管理-经营结果。
(2)注意各类目、评分项方面的详细要求之间的内在联系,系统地理解。
(3)仔细阅读《卓越绩效评价准则实施指南》。
(4)对“如何”开头的问题,从管理机制、方法、程序、测量、展开和评估、学习和改进等方面回应,并适当地附以实例(切忌只有例子)。
(5)对“说明”开头的问题,提供主要过程运作的资料,或说明已订立的计划、方案、目标、指标及评价结果等。
(6)显示过程的系统性、方法的展开,可用表格表达。
4.结果评分项编写方法(注意事项)
(1)应涵盖在“组织概述”、“战略决策”、“以人为本”和“过程管理”等方面提及的、有关关键经营、成功因素的范围,提供全面(评价准则4.7包括的五项经营结果)、重要的绩效资料(以图表为主),数据应以诸如“人均”等方式显示。
(2)最少三年的绩效证明,个别发问下可多些或少些(指次要指标),以反映实际状况。
(3)可考虑以每季为绩效报告周期,以更好地显示趋势。善用图表,适当地加“注”,如绩效不好时予以解释和适当的改进安排。
(4)呼应“以顾客和市场为中心”所要求的“顾客分类”和“市场分割”,提供相应的结果分类。
(5)提供竞争性和/或标杆对比数据(水平对比分析),反映组织竞争地位。
注:评审得分依据《卓越绩效评价准则实施指南》附录C