4.1.1 政务协同平台系统的定义
目前，大部分地区政府部门的电子政务建设，对外信息化的交往仅处于信息发布基础平台建设阶段，有不少地区仍然缺乏完备的信息化软硬件基础设施。孤立封闭的系统架构，致使信息资源不能共享，数据格式不统一，数据在不同的系统中重复存在，互相不一致，也致使本该协同一致的完整业务过程被人为分割和打碎。这些问题阻碍了政务协同、监管工作效率和公共服务水平的提高，已成为制约中国电子政务发展的瓶颈。其实，协同政务本来就是政府行政体制改革题中应有之义，更是社会发展过程中高效优质地为公众服务、满足公众需求的良策。协同政务代表着政务发展的趋势和潮流，也代表一个地区、部门政务发展的水平。对于公众而言，他们只需进行一次操作便获得了多个政府部门提供的服务，得到的是一种服务上的“共享”。
1.协同政务的理论溯源
协同思想是现代系统论中的一个重要观点，与耗散结构论、突破论并称为新三论。协同思想的基本论点有两个：一是协同效应，二是自组织。
（1）协同效应是指在一个系统内，各个要素之间存在着一种相互作用，作用形式表现为竞争与合作，而且呈现相对无序状态，人们可以对系统中各要素施加影响，当外界力量达到一定程度时，系统内的要素会呈现出协调、合作的态势，达到一种有序状态，从而能够更好地发挥系统的作用。而要想使系统中的协同和竞争都发挥作用，就必须使系统处于开放状态。
（2）自组织得以形成的基本条件有：系统是开放的，并且与外界保持联系；外界力量通过系统的内部机制对系统产生作用；系统内各个要素之间存在相互作用，这是自组织产生的必要条件。
协同思想把政府当做一个大的系统，可以用协同观念来解决政府工作中的某些问题。从政府系统来看，具备自组织的条件有：系统是开放的，需要时刻与公众保持联系，同时社会环境会向政府系统提出要求，促使政府系统自觉进行改变以适应，政府系统中的公务员、物资设备、组织结构等诸因素对政府系统共同发挥作用。
协同政务是指通过信息化手段来实现数据共享、信息交换，政府内部不同的工作群体之间利用共同的工作平台来合作解决问题，这些问题主要包括：公众提供的服务，突发事件的处理，日常工作中的不同科室、单位的合作事项等。协同政务主要分部门内部的纵向协同和部门之间的横向协同，横向协同指各职能部门之间的资源共享与联合作业，纵向协同是指同一职能体系内纵向分权的上下级组织实现资源共享与联合作业。横向协同有利于部门间信息沟通，便于综合执法与联合审批等行政事务的展开；纵向协同有助于信息的上传下达，利于领导权的下放与控制并促进上下级之间形成整体合力。我们此处只探讨部门之间的电子协同政务。
2.提供协同服务
传统的公共服务中心是地理上的集中，公众仍需到各个业务窗口办理各种事务。现代化的公共服务中心对各个政府职能部门的业务进行整合，通过统一的业务平台，为公众提供“一站式”服务。公众足不出户，只需按服务种类选择唯一的接口进行办理，而涉及各政府职能部门的审批等事项则在后台完成，使公众切身体会到人性化的关怀。
3.实现数据共享与信息交换
（1）数据共享。各部门的数据库建设只能实现内部共享，综合数据库的建设则是部门间信息资源共享应用的基础。这类综合数据库主要有：间地理状况数据库、机构法人数据库、经济信息数据库、政策法规数据库、人口资源数据库等。这些数据库由各部门上传的、可供公开的数据组成。为了规范综合数据库的使用，还必须建立一套管理数据库的制度。
（2）信息交换。实现信息交换必须制定数据交换标准体系，该体系包括以下4项。
①信息传递账号。信息交换前需要建立发送方和接收方的账号，便于发送方确认收件人、接收方识别发件人。此账号由专人统一管理，定时实施更新。
②数据基。在一定的语义环境中不能再分的最小数据单位，可以通过定义、标识、表示及允许值来描述。采用面向对象的方法来确定对象，每个对象均具有许多属性，将抽取有价值的属性作为数据基。通过对数据基进行详细的说明，便于不同系统之间的共享和使用。
③电子公文。制定电子公文的标准，这一公文体有固定的格式，并与数据基之间建立联系。电子公文适用于网络环境下的远程无纸化办公，实现起草、传递、审批、批注、跟踪、归档等功能。
④传递协议。协同工作经常会遇到不同的系统之间要进行数据传递，此时传递双方必须遵循一致的消息格式和传递机制，它是系统之间进行信息交换的基础。协议中规定了识别哪类及如何识别数据，对象确认和保密机制。
4.协同工作流优化
协同工作流的设计基于这样一个原理：部门之间发生关系总是因为它们在同一个或几个工作流中扮演着不同的角色，完成某种职能。工作流的设计可能会转换各部门在原来过程中的角色及相互关系，但其实现的最终目标还是一致的。原有的业务在得以规范、整理清晰之后，才能引入计算机处理流程。
（1）网上交互式办公设计则主要涉及各职能部门对工作、流程的整合。可考虑采用网上全程办事代理制来实现公民或企业的办事需要，其内涵是：各职能部门将有关政策、办事依据、办理时限和要求等全部公开，然后安排某一个部门承办，该部门采取一个接口对外办公，统一受理办事人申办事项，并由工作人员在承诺的时限内，依法全过程代替申办人办理在各单位的全部需办事项，最后通过受理接口向申办人反馈办理结果。较适宜承办这种全程代理事务的是一级政府专门设立的信息部门。
（2）协同过程也可利用自动生成的工作日志来将公众提交上来的申请事项按部门及职位分配给不同的办事员，他们在处理后回复到指定的工作平台上即可由系统自动识别进入下一步作业，实现有分有合，分合一致。
（3）引入规则库系统。在规则库中规则按业务的不同而分门别类，如办公业务流程规则库、行政审批流程规则库，通过过程定义，在规则库中定义了每一项业务的流程顺序及相应构成的活动。在工作执行过程中根据规则库中提供的相应过程定义规则和数据来控制工作流的流向，从而使业务过程能够自动、准确地完成。
（4）在共享平台上按办事流程建立不同的状态栏，如：报、文件审查、现场审查、讨论、公示、通过等。待办事项统一编号后按处理状态被分别放置在不同的栏目中，办事员可在该界面查询，系统被设定在办事员完成某个事项的特定步骤、转到下一步状态时发送提示邮件给相关部门联络人，让他们进行相关操作，直至事项结束或取消。
5.协同工作平台建设
协同政务的实现以数据交换平台与公共服务平台的建立为基础。
（1）数据交换平台。自身网络能力先进、内部系统优化的部门，现在急需的是与外部机构实现信息交换。这并不要求重建原有的应用系统，主要是实现各单位之间的信息传递和资源共享的问题，因此，要建立统一的数据交换平台。其中包括：据库、公文交换系统、网上数据库查询系统、内部即时通信系统，通过此平台的建设可达到整合各部门内部应用系统的目标。公文交换系统与内部即时通信系统，已为人们所熟知。公文交换系统主要完成电子公文在网络中跨部门的传输和交换功能。即时通信系统为不同部门成员的内部沟通提供了便利，其中的工作群组还提供简易在线会议的途径。网上数据库查询系统主要针对查询尚未整合的、不同部门专有数据库的需求来设计，各部门可以在部门网站上建立一个统一的接口，通过用户管理的方式授权给其他部门的指定人员登录进入数据库，同时设立不同的用户级别，针对不同级别的用户逐层开放数据内容。
（2）公共服务平台。公共服务平台以公民的需求为基础来设立，最大限度地方便社会公众获取政府信息，享受更多的在线公共服务。该平台汇集了工商、税务、邮政、人事、公安、海关等众多部门提供的各项政府业务，访问者可十分方便、快捷地选择进入，查询所需办理事项的要求、程序、工作时限和提交文件的信息。在事项办理过程中，各部门可以通过该平台公布办理状况、办事结果，公民也可通过平台提交申请、查询反馈信息和投诉。在有条件的地区，平台建设时应当引入“面向服务的结构体系”理念。该理念其实是一种应用系统架构，针对公众的需求将不同职能部门的服务分类，每个部门通过内部系统承担属于自身的服务，但这些独立的服务功能应当与本部门的其他工作区分清楚并具有良好定义的调用接口，可按流程需要被依次调用。
4.1.2 政务协同平台系统的特点
（1）工作内容扩展向外延伸，业务范围涉及工程的全过程，建设管理机构将协助建设单位制定项目的总体规划和技术方案，以及设备选型方案的制定。在信息系统工程进入现场施工阶段后，信息系统工程建设管理机构将对整个工程实施的进度、质量、投资以及合同进行监督，在工程项目验收之后，建设管理单位协助建设单位制定信息化设施的运行管理制度。
因此，信息工程建设管理工作业务范围将覆盖信息工程项目立项到试运行的全过程。
（2）依靠专家网和技术协作网，由于信息技术涉及的门类广泛，大多数又都处于当代迅速发展的科技前沿，而任何一个信息系统工程建设管理单位都不可能独自具有掌握众多前沿科技的专家，所以，从建设管理工作的需要出发，一个信息系统工程建设管理单位必须在社会上建立一个专家网络，可以根据需要随时请相应领域的专家协助工作。另外信息系统工程质量检测同样需要大量先进的仪器，一个建设管理机构不可能将所有可能需要的仪器都购置齐全，往往与社会上的高校或科研单位建立协作关系，当有需要时，租用其仪器或送去检测。因此，信息系统工程建设管理机构必须能够得到社会上专家网和技术协作网的支持。
（3）对信息系统建设管理人员的素质要求很高。由于许多工作需要依靠专家网络提供技术支持，所以，要求信息工程建设管理单位的技术人员不仅具有丰富的现场施工经验，同时要求他们具有组织能力，能够组织外聘的专家协同工作。
（4）信息系统工程建设管理是全过程建设管理，主要包括：工程招投标阶段、工程设计阶段、工程实施阶段、工程验收阶段及保修阶段。