§§§第一节机关事务公文的重要性
一、机关事务公文的含义及种类
我们这里所讲的机关事务文书是相对于机关正式公文而言的。机关事务文书是政府机关、社会团体、企事业单位在日常公务活动中使用的一种具有很强的实用事务性和某种惯用体式的文书，是应用文章的一个大类。它一般不属于正式公文，但比正式公文的使用频率更高，应用范围更广。
机关事务文书多种多样，大致可分为以下七类：
1．计划性文体：计划、安排、规划等；
2．调查总结性文体：调查报告、总结、述职报告；
3．会议用文体：开幕词、闭幕词、会议报告等；
4．记录简报性文体：简报、签报、会议记录、大事记等；
5．规章准则性文体：章程、条例、规定、办法、细则、规则、规程、制度、守则、公约等；
6．告白性文体：声明、启事；
7．礼仪性文体：请柬、聘书、迎送词、答谢词、贺电、贺词、祝词、讣告、悼词等。
本章着重讲述前六种事务文书中主要文体的写作。
二、机关事务公文的特点及作用
机关事务文书的特点与机关正式公文有许多相近之处，这主要表现在以下三个方面：
1．事务文书要由一定的作者制发。
这一特点与公文类似，只是事务文书作者的法定性不及公文那样严格。公文必须以法定的机关、组织或其法定领导人的名义制发，而事务文书可以以法定的机关、组织的名义制发，也可以以机关、组织的某个部门的名义制发，也可以以机关、组织的领导人或代表的名义制发。
2．事务文书具有鲜明的政治性和很强的政策性。
这一特点与公文比较一致。它们都担负着传达、贯彻政府的方针政策，处理机关公务的重要任务，它们的内容与政府的政治、政策密切相关，只是事务文书的这一特点不及公文那样显著而已。
3．事务文书要按照长期以来“约定俗成”的惯用格式制作，并要按照机关、组织的隶属关系行文。
这一特点也与公文类似，只是不像公文那样必须严格地按照固定的特定格式制作、按照规定的处理程序进行处理。
事务文书既有与公文相类似的特点，又有与公文不同的特点。事务文书区别于公文的特点是：事务文书不具有公文那样的法定的权威与效力。公文作为管理国家政务的工具，是法定的作者在法定范围内行使职权而制发的。具有很大的权威性和效力。而事务文书作为处理机关日常事务的工具，一般不算正式公文，因而没有公文那样的法定权威性和效力。
计划、总结等事务文书只有附在一份正式公文后面作为附件去行文，才具有公文那样的法定权威性和效力。如《1985年国民经济和社会发展计划（草案）要点》，就是作为国务院“国发【1985】1号”文件（“通知”）的附件下达的。
条例、规定、办法、细则等法规性的事务文书也只有通过发布令、公告或附在通知这种正式公文之后行文，才具有公文那样的法定权威性和效力。如《中华人民共和国治安管理处罚条例》，就是1986年9月5日由当时的国家主席发布第四十三号令公布施行的。国务院发布和由国务院批准发布的行政法规，以往都是附在正式公文“通知”后面行文，即用文件形式发布。1988年5月31日，国务院办公厅根据国务院的决定发出了《关于改进行政法规发布工作的通知》，对条例、规定、办法、细则等行政法规的发布又作出了新的规定。“通知”说：“为了提高行政法规的权威性，使行政法规能够及时为社会和公众知晓，便于国家机关、、社会团体、企业事业单位及全体公民执行和遵守，国务院决定改变现行的用文件形式发布行政法规的办法。”“通知”规定：“从现在起，国务院发布行政法规，由国务院总理签署发布令；经国务院批准，部门（含部、委、行、署、直属机构、国家局）发布行政法规，由部门主要领导人签署发布令。”
应当指出，在我国有这样的惯例：在机关、单位、系统内部，计划、总结、规章制度等事务文书，往往不作为公文的附件发布，而由一定的领导班子会议通过后发出或由机关、单位首长在一定的会议上讲出，它在机关、单位、系统内部也具有一定的权威性和行政约束。
机关事务文书是处理机关日常公务的工具，使用频率很高，应用十分广泛。其主要作用是：
1．部署、指导工作，总结经验教训。
机关事务文书是因事制作的，为了正确地贯彻党和国家的方针政策和上级指示，组织广大干部群众完成工作和生产任务，需要制订工作计划、牛产计划。为了总结一个时期或一个阶段的工作、生产情况，推广典型经验，吸取其中的教训，需要认真地写出工作、生产总结。这些事务文书起着部署、指导工作和总结经验教训的作用。
2．宣传、教育、动员群众。
为了及时讲解、宣传政府的方针、政策，布置、推动中心工作，各级政府机关的领导人常常利用会议文体在会议上讲话、作报告，明确任务、统一思想、统一行动，这对广大干部、群众能起到宣传、教育、鼓动的作用。
3．沟通情况，留存备考。
简报、调查报告在工作活动中起着交流、沟通情况，便于上下左右联系的作用。会议记录、大事记等事务文书是机关活动的原始记录，有保存价值，可以作为检查工作的依据和凭证，也可以作为日后查考的资料。
4．规范行为，约束行动。
为了使全体公民或一定范围的人员共同遵守一定的行为准则，需要制定各种规章制度，如章程、条例、规定、办法、细则、规则、守则、公约等，这类具有法规性和约束力的文体能起到规范人们行为、约束人们行动的作用。
5．告白事体，礼仪应酬。
机关、单位要公开向大众说明某种重要事情或说明并请求群众予以协助办理的事情，要写声明、启事。在日常工作活动中，机关、单位时常需要进行某些礼仪性的交往活动，这就需要运用请柬、聘书、迎送词、答谢词、贺电、贺词、祝词等礼仪性文体。这两类事务文书就分别起着告白事体、礼仪应酬的作用。
§§§第二节机关事务公文的拟写技巧
一、计划的巧写
1．计划的含义及作用
计划是根据党和国家的方针、政策，上级指示精神和本单位或个人的实际情况，预先规定的一定时期内的生产、工作、科研或学习的指导思想、具体任务和要达到的指标，以及完成指标的进度和措施。一般说，凡适用的时间较长、范围较广、内容较概括的叫规划；凡适用时间较短、内容较具体的叫安排或打算；内容比较粗略的叫设想；领导机关向所属单位布置工作，交代政策，提供工作方法的，通常称为工作要点、工作方案、工作意见等。
古语说：“凡事预则立，不预则废。”如果想出色地完成某一项工作，就必须事先有一个较周密的计划，明确“做什么”、“怎么做”、“什么时候完成”，这样，有了明确的奋斗目标，行动就有所遵循，从而避免了盲目性和被动性，做到胸中有全局、行动有步骤；有了计划，也可随时掌握进程，检查指导完成情况，取得主动权。所以，订计划对工作、生产和学习都有重要的指导、组织、推动和提高工作效率的作用。
2．制订计划的基本要求
（1）要摆正整体与局部的利益关系
制订计划的目的是为了执行和贯彻政府的方针政策，更好地完成各项工作任务。因此，在制订计划的时候，必须从整体利益出发，以政府的方针政策为指导，联系上级有关单位的指示精神，结合本单位或个人的具体实际，把小计划纳入大计划，正确处理好个人与集体，当前与长远，基层与整个部门的关系。这样，制订出来的计划才能充分发挥调动各方面积极性的作用。
（2）要实事求是，留有余地
制订计划，必须考虑当时当地的实际情况和发展需要，既要先进，又要稳妥；既要积极，又要留有余地。这样，群众经过一番努力能完成计划，信心就会更高，劲头就会更足。反之，就会挫伤群众的积极性。所以制订计划时，千万不能犯主观主义，不要说大话，不要搞空指标、假指标，不要自我吹嘘，不要搞“一刀切”。脱离实际的、不能实行的计划，只能成为一纸空文，甚至会贻误工作。
（3）要具体、明确，突出中心和重点
所谓具体和明确，是指计划的目的、任务、指标、措施、办法、步骤、负责单位或个人，都应写得具体、明确，切忌含糊不清，模棱两可，职责不明。所谓突出中心和重点，是指计划的内容要根据每一个时期任务的主次、缓急来安排工作的程序，把其间的中心和重点工作任务突出出来。如果没有中心和重点，什么工作任务都齐头并进，结果必然是什么工作也做不好。
（4）要走群众路线
在制订计划的过程中，要依靠群众，集思广益，始终坚持群众路线。要在最大范围内让群众参与，集中群众智慧，以保证计划的合理性和可行性。计划草案写好后，应交群众讨论修改。有些重要的计划，还需再交有关人员对计划的可靠性和可能性进行论证。
（5）语言简明，文风朴实
计划的语言要简洁明了，以说明、叙述为主，要朴实自然，讲求实用，讲求实在。
3．计划的结构与写法
计划没有一成不变的格式，可以采用条款式、表格式，也可以既有条款又有表格。如果是大单位，时限长的计划，还可用文件形式发布。但不论采用哪种形式，一份计划，一般要由标题、正文、结尾这几个部分组成。
（1）标题。标题又叫计划名称，要表明制订计划的单位、期限和种类。如《××大学1991年度教学改革计划》，就包括了单位名称、计划期限和计划种类三项。如果单位名称放在结尾处写，标题就可只写《1999年度教学改革计划》。如果计划还未正式确定，是征求意见稿或讨论稿，要在标题后用括号注明“草案”、“初稿”、“未定稿”、“初步计划”、“供讨论用”等字样。
（2）正文。正文是计划的主体。这部分应写出为什么订这份计划，要做些什么，为什么去做，怎样去做，什么时候完成等。要求具体明确，主次分明，条理清晰，言简意明，以便执行。正文一般包括下列几项内容。
前言。简要地说明制订计划的依据，上级的要求，结合本单位实际，确定今后总的工作任务。这一项如无必要，也可以不写，直接就写计划的目的和任务。
目的和任务。明确写出要达到的目标、指标和要求，包括做哪些事，数量上和质量上的要求等。
措施和步骤。详细地说明完成任务的具体措施，行动步骤，时间分配，人力、物力、财力安排等。为了眉目清楚，一般可分条分项写。
其他事项。有应注意的问题，实施计划的措施，以及检查、评比、修改计划的办法等。这些内容可以分写在条文里，也可以单列条文或在末尾专写一段。
表格式计划中的表格实际上就是正文，只不过运用表格的形式表达出来。有些在表格前面写一段文字说明，交代制订计划的依据和实施计划的措施、办法，这两者是不可分割的整体，都属于计划的正文部分。
（3）结尾。一般包括在执行计划时应该注意的事项，需要说明的问题，或者提出希望或号召，以收束全文。最后是落款，即注明制订计划的单位名称和日期。如果在计划标题上已冠以单位名称，结尾就不必再重复了。上报或下达的计划，还要加盖公章。此外，与计划有关的一些材料，在正文里不能一条条表达，可以在正文里面附表或附图说明。如果需要抄报、抄送某些单位，在正文之后应分别写明。
撰写计划时应注意以下几点：
（1）方向正确，实事求是。制订计划首先必须符合党和国家的方针政策及上级指示精神，特别是规划和部门、地区计划的撰写，需要撰写人具备较高的理论水平和政策水平，使计划同国家某个时期的总体战略目标相一致；制订计划还要有科学的态度和调查研究的能力，要广泛全面地收集材料，从实际出发，结合本单位具体情况，确定工作目标和实施办法，并要留有余地。这样的计划才能保证切实可行，不脱离实际。
（2）要求明确，措施具体。计划要提出明确目标，要突出工作重点，体现计划的指导性；同时又要规定具体可行的措施，以便执行和检查。
（3）条理清楚，事理严密。为了使条理清楚，计划在形式上多采用总分式结构，前言之后，分条概述各项内容。撰写计划时还要注意各项内容之间的内在逻辑联系，目标、措施、步骤应环环相扣，联系紧密。
（4）语言简洁，用语准确。规定目标和要求时，用语要恰当，掌握分寸；制定措施和方法时，用语要具体，避免含糊其辞。
二、总结写作的要领
1．总结的含义及类型
总结是用文字撰写出的对某一阶段或某项工作的回顾、分析和评价。每当我们完成某项工作或工作进展到一定时期，都需要认真回顾一下，或进行全面评估，或进行专题总结，肯定成绩收获，找出缺点不足，总结经验教训，以便改进工作，更好地前进。
总结不是对已经完成的工作的简单回顾，它的特点在于，不仅要说明完成了哪些工作，而且要说明完成的结果怎样，道理何在。即不仅要介绍情况，而且要找出规律，得出结论，指明方向。
总结可以从不同角度分成许多种类，按内容划分，有工作总结、生产总结、学习总结等；按工作范围划分，有某单位或某部门的工作总结、某一地区的总结等；按时间划分，有年度总结、季度总结、月份总结等。无论哪种总结，又都可以根据表现形式和容量分为全面总结和专题总结。全面总结是综合性工作总结，涉及一个单位一个时期内的主要工作的各个方面的情况，既要总结成绩，又要找出差距；既要有经验、做法，也要有教训、体会；有时还要有下一段工作的意见安排等。专题总结是就某一项具体工作、某一具体问题或某项任务进行专门的总结。这类总结往往偏重于总结经验、成绩，而对其他方面的问题可以少说或者不说。当然，专题总结也可以总结失败的教训。
2．总结的格式及写法
根据总结的内容和写作者的特点，总结的写法不拘一格，常见的有条文式、小标题式和贯通式三种。
（1）条文式。即将总结的内容按性质和主次轻重逐条排列，行文简要，眉目清楚。
（2）小标题式。就是正文部分按逻辑关系分为几个小标题，逐层深入地进行总结。这种写法，条理清楚，一目了然。
（3）全文贯通式。是为了前后贯通，可以不列条款，不分章节，按时间或事物发展顺序，全文贯通，一气呵成。报刊上发表的有关工农业生产方面的总结，通常采用这种写法。
总结一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。
（1）标题。总结的单位和总结的内容一般都通过标题表现出来，给读者以鲜明的印象。如，《××厂年终生产总结》、《××大学1991年开展爱国主义教育活动的总结》。有些标题虽未写明“总结”字样，但本身就体现出总结的性质。总结的标题不同于其他文体，它一定要标明时间和概括写明总结的内容。
（2）正文。这是总结的中心部分，一般有以下几个方面的内容。
基本情况概述。首先简略地记述所要总结内容的基本情况，包括生产、工作、学习的时间、地点、过程等方面，必要时，还应介绍背景，这样可给读者以总体认识。