（1）掌握缓与急的分寸
俗话说：“先下手为强。”在激烈的社会竞争中，先入为主，先下手者，一般来说都比后下手者得到的便宜大；在干工作时，凡事行动迅速，早下手，早做准备，也往往占据主动地位。这是因为，先下手者掌握信息快捷，脑子反应灵敏，行动果断；早做准备者，成竹在胸，运筹帷幄。
但是，也不要忽视这样一句话：“欲速则不达。”
1950年，丰田公司因破产危机，工业公司和销售公司发生分离。但是，不久爆发的朝鲜战争却给丰田带来了喜讯，美军大量的卡车订单使丰田汽车公司起死回生。这对于亲身体验了产销分离痛苦的丰田英二来说，自然希望回到以前产销一体的体制。
但是事情并非那么简单，工业公司和销售公司分离体制已经形成，当时负责技术部门的董事丰田英二，深知即使他提出重新合并的建议，在当时也是行不通的。
丰田英二在决定丰田的未来发展去向时，决断方式很慢，这是因为英二在深思熟虑考察各种条件的同时，还要衡量各方面的利益是否均衡。他认为条件不成熟，即便勉强行事也是要失败的，他只有耐心地等待时机的到来。
直到80年代初，丰田两家公司才终于结束了长达32年的产销分离，诞生了全新的丰田公司，英二的等待终于有了丰硕的成果。
在处理丰田赴美建厂一事上，英二也同样小心谨慎，耐心等待时机的成熟。
丰田进军美国，在日本汽车厂商中，是继本田、日产之后的第三家，为此不少人抱怨为时太晚。会长丰田英二和社长丰田章一郎的回答是：“我们在等待时机，我们的行动并没有落后。”由于采取了谨慎的战术，丰田公司终于顺利地打入了美国汽车市常
一个善于抓机遇的人，总是善于等待，机遇没有来时，他静如处子；一旦机遇来临，他则动若脱兔。俗话说：“欲速则不达。”等待看起来似乎是消极怠工，其实是一种慎重的行事方式。等待并不等于落后，如同长跑，起步早的不一定能最终得到冠军。
那么，如何掌握好缓与急的分寸呢？
①该急办的就不能拖
该速战速决的，必办不可的要快刀斩乱麻，迅速办妥，该拒绝的，不可行的千万别迟疑，尽早回绝。
比如，领导拿着一份打有“紧急”字样的文件，吩咐你办，你若不知好歹，不放在心上，三拖两拖，或者虽尽心尽意，但办理不够果断、快捷，误过了要求的时限，今后，谁还会把重要的事情托付给你办？一来二去，你在单位里便会渐渐地成了聋子的耳朵——摆设了。至于那些不应该办的，该拒绝的，你也千万别碍于情面，不好意思拒绝。其实，拒绝是你的权利，也是你负责任的表现。比如领导分配一项任务，你根本没有这个能力，你可万万不该因为不好意思拒绝，或是怀着“拖一拖，拖黄了”的心理，而应承下来，那你就犯了一个大忌，到头来不但要受到责罚，而且还会在领导那里失去最起码的信任。
②可以缓的事不要急
该拖一拖缓一缓的事情，切不可操之过急。
比如，对于一些领导没要求立马办好的事情，你大可不必急于求成。须知马不停蹄之时，该错过了多少美景？更何况，领导没要求你速办，必有其原因，你若火燎屁股似的办完，大多不合领导心意。比如单位领导交代你写一篇讲话稿，以备在下次职代会上用。这样，你一定要揣摸好领导思路，再进行一些必要的调研，多听一听老同志的意见，然后再精雕细琢，有条有理地写好，甚至写完之后，也不要马上拿给领导，这是因为如果你在领导交代你之后，没用几天就拿出了稿子，他肯定会认为你是应付他的，没有认真去搞。领导一旦有了这种想法，非把你的稿子批判得体无完肤不可！而你若不慌不忙，专等到开会的前一天再把稿子拿出来，他一定会认为你是认真的，是诚恳的，这稿子也一定是高质量的；到那时怎么还会给你的稿子挑毛病呢？更何况，他就是想挑毛病，哪里有容得他挑的时间！于是，他只好心满意足地表扬你：“好，小伙子，很用功嘛！”
（2）把握工作轻与重的分寸
有一位教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的“鹅卵石”。当教授把石块放完后问他的学生道：“你们说这罐子是不是满的？”
“是！”所有的学生异口同声地回答说。
“真的吗？”教授笑着问。然后再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”这回他的学生不敢回答得太快了。
最后班上有位学生怯生生地细声回答道：“也许没满。”
“很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后，于是再问班上的学生，“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？”
“没有满！”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。
“好极了！”教授再一次称赞这些“孺子可教也”的学生们。称赞完后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子里。
当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情学到什么重要的功课？”
班上一阵沉默，然后一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以多做些事的。”这位学生回答完后心中很得意地想：这门课说到底讲的是时间管理啊！
教授听到这样的回答后，点了点头，微笑道：“答案不错，但这并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里，这位教授故意停顿，用眼睛向全班同学扫了一遍说：“我想告诉各位最重要的信息是，如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去，你也许以后永远没机会把它们再放进去了。”
每一天我们都在忙，每一天我们所做的事情好像都很重要，每一天我们都不断地往罐子里灌进小碎石或沙子，各位有没有想过，什么是你生命中的“鹅卵石”？我们都很会用小碎石加沙和水去填满罐子，但是很少人懂得应该先把“鹅卵石”放进罐子里的重要性与“分清轻重缓急，重要的事情先做”是同样的道理。卡耐基在教授别人期间，有一位公司的经理去拜访他，看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问卡耐基：“卡耐基先生，你没处理的信件放在哪儿呢？”
卡耐基说：“我所有的信件都处理完了。”
“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”老板紧追着问。
“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司老板困惑的神态，卡耐基解释说：“原因很简单，我知道我所需要处理的事情很多，但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后就一件一件地处理。结果，完了。”说到这儿，卡耐基双手一摊，耸了耸肩。
“噢，我明白了，谢谢你，卡耐基先生。”几周以后，这位公司的老板请卡耐基参观其宽敞的办公室，对卡耐基说：“卡耐基先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件等等，都是堆得和小山一样，一张桌子不够，就用三张桌子。自从用了你说的法子以后，情况好多了，瞧，再也没有没处理完的事情了。”
这位公司的老板，就这样找到了办事的办法，几年以后，成为美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展，也一定要根据事情的轻重缓急，制订出一个事情表来。人的时间和精力是有限的，不制订一个顺序表，你会对突然涌来的大量事务手足无措。
根据你的人生目标，你就可以把所要做的事情制订一个顺序。有助你实现目标的，你就把它放在前面，依次为之，把所有的事情都排一个顺序，并把它记在一张纸上，就成了事情表。养成这样一个良好习惯，会使你每做一件事，就向你的目标靠近一步。
我们可以每天早上制订一个先后表，然后再加上一个进度表，就会更有利于我们向自己的目标前进了。
（3）把握忙与闲的分寸
①非凡的投入才会有非凡的成就
英国细菌学家欧立然，在研制消灭人体内的锥虫、螺旋体病原虫的药物过程中，经常几个晚上彻夜不眠，实在困了，便用书本当起枕头，和衣躺在实验室的长椅上稍睡片刻，然后又投入紧张的工作，最后，终于制出六○六药物。美国大发明家爱迪生，在发明各种电器设备的过程中，也是经常彻夜不眠，困了就伏在椅子的扶手上睡一下，醒了又继续进行研究。德国的细菌学家柯赫，在研究细菌的生命代替规律时，往往用劈柴做枕头，日夜不停地进行致密的科学观察。诗人马雅可夫斯基在“多斯塔之窗”写作时，夜以继日，工作非常紧张。疲倦时，他也常常用劈柴当枕头，使自己不至于睡得过久。正因为这样，他们赢得了比常人多得多的时间，做出了比常人大得多的贡献。
大科学家牛顿有一次请人吃饭，客人已经到了，仆人把饭菜摆上桌，可迟迟不见主人的踪影，原来牛顿又躲进实验室做他的实验去了。一进入科学的天地，牛顿就忘记了外界的一切。客人只好自己吃完饭告辞走了。他直到得出了满意的实验结果之后才走出实验室，来到餐厅，当他看到客人吃剩的骨头，恍然大悟地说道：“我还以为该吃饭了呢，原来我早已吃过了！”正是这样一种“痴迷”的精神才使他全身心地投入科学研究，成为历史上最伟大的科学家，经典物理学的奠基人。
如果你对一项工作用心到了“痴迷”的程度，那这个世界上就再也没有什么事可以阻挡你的成功了。
牛顿指出：非凡的投人才会有非凡的成就，这是一条永恒的真理。
②在工作时间里把活儿干完，尽量拒绝加班
工作，做得太少了，会被人认为太懒；做得太多了，又太累。
我们应该尽量在工作时间里把活儿干完，把工作带回家会严重影响家人的心情，即使是由于紧急情况而不得不这样做，也要进行合理的安排。有些人在家里办公，对他们而言，把时间进行合理地划分尤为重要。比如规定出工作时间，在此期间全力以赴，而不要拖拖拉拉，否则很容易造成整天都在工作的感觉，从而让自己心烦意乱。
如果你把活儿带回家，在正式工作之前，最好先好好放松一下头脑，就像短跑冲刺之前的准备活动。然后规定出工作时间段，可以是半小时，1小时，在工作时，一定要一心一意，聚精会神地思考。首先找出问题的难点，然后认真考虑问题的各个方面，不断变换思考的角度，规定的时间一到就马上停止，彻底放松，不论问题是否解决，都把它远远地抛在一边，不让它停留在你的大脑。严格地区分工作和休息的时间，这是一条重要的原则，通过这原则，我们不但能养成高效率工作的习惯，还能有效坚持下去。