在委派任务时，一个极其容易犯的错误就是工作分配不明确。对于日理万机的中层主管来说，这可能并不算什么要事，随便在两个会议的间歇，让秘书将员工叫进来，寥寥几句将任务分配下去之后，就又匆忙赶着去上级那里汇报工作。这样似乎看起来的确是节省了时间，但是分配工作之前你是否已经认真仔细考虑过；分配任务的时候你是否确定你在短短几句话之内，已经将你心里所想全部清晰准确地表达给了员工；员工们是否已经十分明白并且正确地理解了你的意思；你确定所有分配任务的工作都在这匆匆忙忙之间完成得分毫不差，不会给以后的进展留下任何隐患吗？
你的沉默代表你并不是十分的自信。但是很明显，你还没有认识到潦草地分配工作可能带来的后果。那么以下便是答案：首先，对于工作本身来说，你的员工很可能并不清楚你对他的具体要求是什么，你所期望的工作成绩是什么。这一点很重要，没有一个明确的目标，员工自己在制定工作计划的时候也是一头雾水。其次，你很有可能将一项工作以模糊不清的界线分给两个员工，致使他们在共同的工作中，十分不协调，极易产生矛盾，造成不必要的人际关系或工作关系的破坏，同时也浪费了有限的人力资源。最后，你如此心不在焉地分配任务，会让员工们怀疑他们的工作的重要程度，从而也就不可能全力以赴地去完成。或许，他们甚至会认为你的所作所为是对他们人格的轻视，你那和蔼可亲的领导形象会荡然无存。
以下是几条在分配任务过程中必不可少的步骤，供你参考：
①阐述问题。用最简单明了的语言向员工们交代现在所面临的问题。一般情况就是将要分配给他的工作的意义、作用，还有一些背景情况告诉员工。这些必要的阐述，会让员工认为他们自己的工作并不是那么可有可无。
②陈述你需要什么样的结果。对于员工来说这可是至关重要的，应该说，这将是他今后努力奋斗的目标。
③说明可能出现的问题。这里面既有工作中的问题，也会有员工个人的问题。总之，这些都是你不愿意看到的现象，最好事先说明，做个明显的限制。
④让员工提出问题，你来耐心地回答。
⑤有些时间紧张的情况，不妨列张单子，使工作内容更详尽，并且可以长时间保留。
分派任务的过程中，还应注意传达的艺术性，在语言、口气、态度等方面凸显出任务的重要程度、缓急、程序等等。
需要指出的是，中层主管下达任务时要语言明确，切不可含糊其辞，模棱两可，那样只会带来工作上不必要的麻烦！