一般来说,一个上司比较看重两样东西,一是他的上司是否信任他,二是他的下属是否尊重他。作为上司来说,判断下属是否尊重他的一个很重要的因素,就是下属是否经常向他请示汇报工作。心胸宽广的上司对于下属或懒于、或因忽视而很少向其汇报工作也许不太计较,会好心地认为也许是工作太忙,没有时间汇报,也许是本身就是他们职责内的事,没必要汇报,或者是我这段时间心情不好,表现在言谈举止上,他们怕来汇报,等等。但对于心胸狭窄的上司来说,如果发现这种情况,他就会做出各种猜测:是不是这些下属看不起我啦?是不是这些下属不买我的账啊?是不是这些人联合起来架空我啦?一旦这种猜测成了他的某种认定,他就会利用手中的权力来捍卫自己的尊严,从而做出对下属不利的举动来。因此,作为下属,要学会通过适当的汇报和上司加强联系。
(1)学会勤于报告。
在工作中,领导和下属往往容易形成一种矛盾,一方面下属都愿意在不受干扰的情况下独立做事,另一方面领导对下属的工作总不放心。那么,谁是矛盾的主体呢?这就要看下属和上司的工作内容、工作范围,甚至工作职责。凡事多汇报,这对于资深且能力很强的下属来说,既表现出你对上司的尊重,也有利于你工作的顺利开展。
聪明的下属懂得:完成工作时,立即向上司汇报;工作进行到一定程度,必向上司汇报;预料工作会拖延时,应及时向上司汇报。
(2)汇报的技巧。
在向上司汇报的时候,要注意以下几点:
①调整心理状态,营造融洽气氛。向上司汇报工作要先缓和营造有利于汇报的氛围。汇报之前,可先就一些轻松的话题作简单的交谈。这不但是必要的礼节,而且汇报者可借此机稳定情绪,理清汇报的大致脉络,打好腹稿。这些细节看似寻常,却很有用处。
②以线带面,从抽象到具体。汇报工作要讲究一定的逻辑层次,不可眉毛胡子一把抓,讲到哪儿算到哪儿。一般来说,汇报要抓住一条线,即本项工作的整体思路和中心要点;展开一个面,即分头叙述相关工作的做法措施、关键环节、遇到的问题、处置结果、收到的成效等内容。
③突出中心,抛出王牌。泛泛而谈,毫无重点的汇报显得很肤浅。通常,汇报者可把自己主管的或较为熟悉的、情况掌握全面的某项工作作为突破口,抓住工作过程和典型事例加以分析、总结和提高。汇报中的这张王牌最能反映你的工作特色。
④弥补缺憾,力求完美。下属向领导汇报工作时,往往会出现一些失误,比如对一些情况把握不准,或漏掉部分内容,归纳总结不够贴切等等。对于失误,可采取给领导提供一些背景资料、组织参观活动、利用其他接触机会与领导交流等方法对汇报进行补充和修正,使其更加周密和详尽。
(3)向上司汇报自己的工作要把握好分寸。
作为下属,要不要经常找上司谈谈,汇报自己的工作呢?
这也常常是人们在工作中难以把握的一件事。如果经常找上司聊聊,固然可以使其了解自己的工作情况,了解自己的能力,熟悉自己的情况,加深对自己的印象。但是,找多了,有时也常常会招惹领导的烦心,以至于讨厌自己。而且,也容易给同事们一个爱拍上司马屁,或喜欢走上层路线的坏印象。因此,这里有一个度的问题。也就是说,找多了不好,但完全不与上司接触,也并不是明智之举。应当适度,不过分,那么,这个度在哪儿呢?
首先,这个度在于自己的工作状况和进程上。当自己的工作已经取得了初步的成绩,达到了一定的阶段,并有了新的开始,这时,向上司汇报自己前一阶段的工作和下一步的打算,这是十分必要的,从而使上司能够了解你的工作成绩和将来的发展,并给予必要的指导和帮助。
其次,这个度也在于你的工作性质。如果你的工作性质本身决定了你必须经常找上司联系,汇报工作,那么,你切不可因其他顾虑而不去汇报,否则,只会让上司觉得你不称职。如果你的工作性质与上司不是直接联系的,没必要经常找上司汇报,否则容易招惹人们的猜测怀疑,以及领导本人的一些想法。
再次,这个度还在于你与上司的私交如何。如果你们之间私交很深,那么,不妨把这个度放宽一些。如果仅仅是泛泛之交,则不要太随便。
实际上,让上司过于了解自己也并非是一件好事。接触多了,固然可以知道你的长处和优点,但同时也更清楚你的缺点和不足。所以,保持适当的距离,往往可以起到一种意想不到的效果。真正明智的领导和上司完全可以、而且能够及时地、客观地了解其下属的种种情况,对这样的上司,与其说依靠汇报去加强他对你的了解,还不如更好地工作,用你的成绩去赢得上司的赏识。汇报只是一种形式,更重要的是你所汇报的内容如何,是不是真正让上司感兴趣,是不是真正有意义,这才是关键。