会展业在城市形象和宣传上都有重大意义，比方说，大型会展为举办地提供了无与伦比的宣传自己、展示自己、在世界范围里“有自己的声音”的机会，能大大增强目的地的吸引力。北京申奥成功，使北京乃至中国成为世界关注的焦点，这也给会展业的发展提供了发展的机遇，因为很多国外企业会把目光和项目投向北京、投向中国。再从历届奥运会的主要战略目标来看，1988年汉城奥运会是为了充分展示韩国在世界政治和经济体系中民主、开放的新定位、新形象；1992年巴塞罗那奥运会是为了促进卡特鲁尼亚地区的经济复兴，实施巴塞罗那城市更新；1996年亚特兰大奥运会是为本区域增加新的商业活动，吸引企业进驻；2000年悉尼奥运会是为促进国际旅游业发展和吸引区域性服务活动，提高悉尼作为国际都市的地位和吸引力；2004年雅典奥运会意图将雅典“再造”成现代化城市，促进旅游业发展。会展的社会政治效用于此可见。
因此，会展经济要从广义收益角度去理解，才能更全面、更深入地理解这一特殊经济产业。
会展活动巨大的社会、文化效应。
§§§第三节会展发展的外部环境和内在条件
任何具体事物的存在和发展都必须依托于外部的大环境，发展会展经济也不例外。能否开展会展业务、开发力度大小、开发什么样的会展产品，对于这些问题，决策依据不能仅仅是自身的内部状况，而必须要对外部环境和内在条件的优劣利弊有清醒的认识和分析。
一、会展发展的外部环境
外部宏观条件应主要从会展业所处城市的角度来进行分析，城市总体环境对饭店和展馆能否成功经营会展业务有着相当大的影响。会展常在大城市和一些风景优美、环境舒适的湖滨、海滨和山地等举办。在会展业蓬勃稳定发展的今天，一个城市如果有特殊地位或突出优势，往往意味着拥有现实的或潜在的会展市场，这对于企业会展产品的经营无疑是有帮助的。当然，市场的竞争状况也应受到足够的重视。以香港为例，其展览业从1966年开始到现在取得了惊人的成就，就是因为除了有优良的办展设施外，还有着优良的会展环境。
（一）经济水平和基础设施
作为“城市经济的助推器”，会展业不仅推动了城市经济的发展，同时也依托于城市经济发展的总体水平。会展业的发展是一个系统性工程，并非依靠几个大的展览馆或者会议中心就能获得成功，而是要依靠完善的市政基础设施建设。市政建设在很大程度上依赖于当地的经济发展水平。会展产业不仅是一项综合性经济产业，而且也是一项依赖性很强的产业，需要有很强的经济实力和资金投入作为后盾。航空港、公路网、轨道交通网、供水供电、绿化、路牌、标志系统等所有市政项目都是一个城市能否在会展业中抢得先机和竞争优势的重要条件。所以会展业发达的城市，其经济发展水平大多也比较高，巴黎、新加坡、伦敦、慕尼黑、北京、上海、广州等无不如此，这是由会展业自身的特点和发展规律所决定的。如没有雄厚的经济实力，就不可能举办奥运会、世界杯足球赛、世界博览会等大型的会展活动。奥运会没能在欧洲工业革命前产生，最重要的原因之一就是缺乏足够的经济支持。
经济水平和基础设施直接影响到会展地的会展接待设施与功能。一个地方如果无法提供适当的会议场所、展览场馆，就无法成为会展胜地。上海自20世纪90年代以来，曾先后兴建了国际展览中心、世贸商城、农展中心、光大会展中心等新馆，但是展览面积都在2万、3万平方米左右，且布局分散，加上原有的上海展览中心，全市的展览面积还不到10万平方米。而其后上海国际会议中心、上海新国际博览中心的兴建，就迅速在会展接待设施与功能方面提升了上海的会展地形象。
会展供给除了基本会展供给，还必须考虑辅助会展供给亦即会展基础设施建设。基本会展供给是指一切与会展参展者发生联系，并能让参展者在会展过程中亲自接触到和感受到的产品。它包括会展中心（场馆）、会展设施和会展服务等，它是会展供给的主要内容，其特点是直接针对参展者。辅助会展供给是指会展举办地的基础设施，包括会展场馆的供水、供电、道路交通系统、治安管理机构等内容，它们为会展活动的正常运转、会展服务的顺利进行提供有力的保障。参展者在展会期间由于不可避免地需要使用这些基础设施，因此这类设施是会展供给必不可少的组成部分，也是会展供给的又一重要内容。会展基础设施同一个国家或地区的经济发展水平是密切相关的，是一个国家或地区发展会展业的重要物质基础，同时也是会展业深度发展的坚强后盾。昆明能成为1999年世界园艺博览会的举办地，与改革开放以来云南基础设施建设的迅速提升有关，尤其是近10年来，一个又一个重点项目相继竣工，全省的交通、通讯状况大为改观。不注重会展基础设施的建设，就很难吸引大量的会展参展者。
许多会展活动，尤其是一些与科技交流相关的会展活动，还要有足够的科技水平作保障，否则会展就会失去支撑力量。因此，会展活动还会受到科技发展水平和管理能力的制约。
（二）城市区位和交通条件
区位指的是会展举办地在世界、全国或某个区域范围内地理空间上的位置。一个城市有无区位优势在很大程度上反映在其交通便利程度上，区位优势常成为经济发展的先天优势，例如，广东珠江三角洲之所以能在20世纪80年代后取得巨大的发展成就，重要原因之一就是其沿海、尤其是靠近香港这个世界重要自由港的优越区位。
会展业的发展缺不了良好的区位条件，发展会展经济，必须航空、铁路、公路、水运等交通先行。住交会原来一直在深圳举办，连续举办了五届，已成为中国最大的房地产展会；但是，由于发展强劲的长三角企业对深圳展会的参与程度低，住交会组委会决定移师上海。事实证明这一策略是成功的，提前两个月就完成了招展，后来不得不增加面积。武汉是全国重要的交通枢纽，素有九省通衢的美誉。近几年，随着武汉国际会展中心的落成，武汉作为中国中西部会展之都的形象日益凸显。从2001年武汉国际电博览会和全国食品博览会开始，各种会展对该市餐饮、旅游、运输、商贸、文化等相关产业起到了巨大的拉动作用，武汉经贸洽谈会等大型会展期间，香格里拉、东方大酒店等五星级饭店的入住率高达95%，其中六成来自展商，而华美达、天安等四星级饭店的客房也异常紧张。
“世界会展之都”汉诺威，它濒临中德运河，位于北德平原和中德山地的相交处，又处于巴黎到莫斯科、北欧到意大利的十字路口，是个水陆交通枢纽，这为其会展业的发展提供了重要的自然条件。加上政府的高度重视和支持，汉诺威展览公司逐步发展壮大，从而带动了整个城市会展业的蓬勃兴起。亚洲第一、世界第三会议城市新加坡位于马来西亚半岛南端，工商业十分发达，地理位置的特殊性给新加坡的第三产业发展创造了得天独厚的条件，除了旅游观光、消费购物、贸易中转外，名目繁多的会展成为其较为特殊而且可持续发展的主要经济来源，独特的地理优势则是其发展会展业的良好基础。
（三）自然和气候条件
自然和气候条件对于一个城市的会展而言也有比较明显的影响。我国北部地区在冬天通常气候严寒，而南方夏天的温度也让人感到不舒服，这在很大程度上影响了会展主办者在会展地点上的选择，尽管现在包括饭店在内的各种会展场馆大都安装了空调设施。
那些风和日丽、四季如春的城市往往更容易得到主办者的青睐。“宜人的气候”已成为发展会展和会展旅游的重要前提之一。昆明就是一个得益于气候条件的城市，园博会展期的5至10月，更是昆明的黄金季节，可为世博会提供最为理想的气候条件。温和的气候使得当地有着丰富而独特的生物资源，也形成了一些独特的民族风情，具有新奇神秘的吸引力和得天独厚的优势条件，所以1999年“昆明世界园艺博览会”能在当地顺利举办。北京2008年奥运会选定在8月份举行，一个重要因素就是我国气象专家根据科学研究和分析，认为8月份不会有恶劣的气候现象，非常适合奥运会这一全球盛会的举办。
（四）城市形象、生态环境和旅游休闲条件
在一般意义上，城市形象可以说是该城市所有条件和因素的集合，是人们对该城市的总体评价。但具体而言，城市形象往往更突出地展现了其某一个或某几个方面的特点。好的形象对于一个城市发展会展业大有帮助。以上海为例，APEC领导人会议的顺利圆满举行为该市博得了“世界上最安全的城市”的美称；在世界备受恐怖主义袭击困扰的今天，这一安全形象无疑能给上海在世界会展市场的竞争中加上重重的砝码。
城市形象包括当地居民的态度，还包括生态环境。目前，生态环境的重要性已经被广泛认识，越来越多的城市加大了改善自身生态环境的力度和投入，一些以前被戏称为“光灰”城市的地方现在已经有了很大的改观，广州就是其中的典型代表。良好的生态环境会成为城市发展会展业的优势，甚至是决定性的优势。少数城市并不具备经济等方面的优势，但是良好的生态环境却给它们带来了巨大的会展商机，“博鳌亚洲论坛”之所以落户在中国的海南博鳌，除了政府的大力支持外，主要原因之一，就是因为博鳌有一个融江、河、湖、海、山、岛于一体，并集椰林、沙滩、温泉、奇石、田园于一身的自然生态环境。
丰富而有吸引力的旅游资源和旅游设施也是一个地方发展会展业的重要保证。会展地大多是旅游胜地，这已是不争的事实。许多会议实际上同旅游紧密结合在一起，当地有什么样的旅游景点往往成为会议组织者需要考虑的一个重要因素。这一点在协会类会议这种非强制性的会议上表现得尤其明显。许多国际会议的主办者都喜欢选择既依山傍水又拥有较为齐全的会议接待基础设施的地方，因为对长期忙碌的与会者来说，在大自然的怀抱中放松身心具有很大的诱惑力。云南能举办园博会，离不了它所拥有的立体气候条件、高原风光、热带雨林、民族风情和人文景观等丰富的旅游资源。
（五）城市安全与会展