时间也是一种成本,也具有价值,是可以用金钱去量化的,提高会议效率的同时也就节约了时间,节约了成本。
任何一个正常运营的企业,为了集思广益,解决个人难以解决的问题,几乎每天都要招集大大小小的各种会议。这些会议,一方面起到推动企业实现经营目标的重要作用,另一方面也增加了企业的开支、占用了工作时间、耗费了企业的各种资源。尤其是耗时长、效率低、开支大、对企业的发展没有多少实际意义的会议,更是企业经营中的巨大浪费。
根据一项调查数据显示,有3/4的员工认为:“会议的时间,有一半以上是完全浪费的。”根据统计,企业的管理人员平均每星期花在会议上的时间多达十小时,一些企业的高层领导者甚至经常高达二十小时。所以一般管理人员每星期有五小时,也就是每天有一小时(占上班时间的八分之一)被浪费;而企业高级主管则经常每天浪费两小时(占上班时间的四分之一)。
如何让提高会议效率,尽可能地节俭会议经费,是摆在所有企业员工面前的一个迫切而现实的难题。
建设节约型企业,就必须要重视节约会议成本,提高会议效率,把节约精神落实到每一个会议中,从而为企业节省更多的资源和经费,为企业增加利润做出实际贡献。
美国人崇尚自由,但美国人对待开会却是严肃认真的,美国人是会少规矩多。说到开会的规矩,世界上恐怕没有人比得上美国人的规矩大了。他们有一本厚厚的开会规则——《罗伯特议事规则》(Roberts Rules of Order)。这在世界上是独一无二的。
罗伯特议事规则的内容非常详细,包罗万象,有专门讲主持会议的主席的规则,有针对会议秘书的规则,当然大量是有关普通与会者的规则,有针对不同意见的提出和表达的规则,有关辩论的规则,还有非常重要的、不同情况下的表决规则。
有一些细节规则后面的逻辑原则是十分有意思的。比如,有关动议、附议、反对和表决的一些规则是为了避免争执。原则上,现在在美国的国会、法院和大大小小的会议上,在规范的制约下,是不允许争执的。如果一个人对某动议有不同意见,怎么办呢?他首先必须想到的是,按照规则是不是还有他的发言时间以及是什么时候。其次,当他表达自己的不同意见时,要向会议主持者说话,而不能向意见不同的对手说话。在不同意见的对手之间的你来我往的对话,是规则所禁止的。
在国会辩论的时候就是这样。说是辩论,不同意见的议员在规定的时间里,名义上是在向主持的议长或委员会主席说话,而不能向自己的对手“叫板”。自己发言的时候拖堂延时,或者强行要求发言,或者在别人发言的时候插嘴打断,都是不允许的。
在美国的法庭上也是这样,当事双方的律师是不能直接对话的,因为一对话必吵无疑,法庭就会变成吵架的场所。规则规定,律师只能和法官对话,向陪审团呈示证据;而陪审团按照规则自始至终是“哑巴”。不同观点和不同利益之间的针锋相对,就是这样在规则的约束下,间接地实现的。
像议事规则这样的技术细节,对于美国这样的多元化而又强调个人自由、人人平等的国家是非常重要的,是民主得以实现的必要条件。否则的话,如果发生分歧就互不相让,各持己见,争吵得不亦乐乎,很可能永远达不成统一的决议,什么事也办不成。即使能够得出可行的结果,效率也将十分低下。罗伯特议事规则,就像一部设计良好的机器一样,能够有条不紊地让各种意见得以表达,用规则来压制各自内心私利的膨胀冲动,求同存异,然后按照规则表决。这种规则及所设计的操作程序,既保障了民主,也保障了效率。
罗伯特议事规则是在洞彻人性的基础上,经过精心琢磨而设计的。正是这种对细节把握得精致完美的规则,才最大化地实现了公平与效率。
这些高效而节约的开会范例,展现的不仅仅是一种成本上的节省,更是一种理念上的转变。所以,每一位企业员工都必须了解开会效率对于企业和个人的重要意义,从自己做起,从每一个细节做起,提高开会的效率。
而企业要提高会议效率,节省会议开支,就应当注意从以下几方面抓紧抓好:
首先,绝不要出于对某些人的尊重,或者人多力量大的考虑而请过多的人参加会议,尽量以最少的的人数作出决定。
其次,要开短会,直击会议中心议题,砍掉不必要的讨论。
最后,任凭他人积习难改,只要坚持节约第一的精神,总会有收获。起步也许是艰难的,但是随着时间的变化,任何事情都会有改观。
所以,必须本着开会解决问题、开会明确方向的宗旨,在技术上、程序上采取一切必要的措施,控制会议的费用,树立一种节约、高效会议的观念,为企业营造良好的节约文化打下坚实的基础。