2 办公自动化设备及软件
一、办公自动化设备
根据功能不同，办公自动化设备可分为信息处理和复制设备、信息传输设备、视频音频处理设备以及办公辅助设备等。
1.信息处理和复制设备：这是办公自动化系统的核心设备。主要实现对文字、数据、图形、图像、声音等信息的加工处理、保存和复制等功能。这些设备包括计算机、扫描仪、打印机、复印机、光盘刻录机、优盘、移动硬盘等。
2.信息传输设备：主要承担通信系统的传输、控制、交换、处理、监控等多项重要工作，具体包括通信设备，如电话机、传真机；通信控制设备，如服务器；通信传输设备，如路由器、局域网线路等。它们直接构成用户的通信网络系统，负责各计算机用户之间的信息交流。
3.视频音频信息采集设备：主要有数码相机、数码摄像机、数码录音笔等。这些设备正朝着高性能、智能化及低成本的方向发展，在办公环境中已经得到越来越广泛的应用。
4.办公辅助设备：包括投影仪、幻灯机、速印机、碎纸机、装订机及其他办公自动化设备。
二、办公软件
硬件只是实现办公自动化的环境保障。OA系统的灵魂是软件。
按与硬件相关的密切程度，通常将计算机软件分为系统软件和应用软件。
系统软件是负责管理、控制、维护、开发计算机的软硬件资源，提供给用户一个便利的操作界面，也提供编制应用软件的资源环境。系统软件主要包括操作系统、程序设计语言和数据库管理系统等。操作系统在软件系统中居于核心地位，负责对所有的软、硬件资源进行统一管理、调度及分配。它是用户和计算机之间的一个接口。
应用软件是指为解决某一领域的具体问题而编制的软件产品，是为满足人们完成特定任务的要求而开发的。这些软件通常以特定的操作系统作为其运行基础（称应用平台）。最常用的应用软件有文字处理、电子表格、数据库应用系统、图形图像处理软件等。近几年，用得最为广泛的办公应用软件为微软公司的Office系列软件。此外，还有金山WPS系列、永中Office系列、红旗RedOffice系列等。除了各种Office系列外，常用的办公应用软件还有搜索引擎、压缩软件、图形图像处理软件、影音播放软件、下载工具等。
目前办公软件正朝着操作简单化、功能细化等方向发展。讲究大而全的Office系列和专注于某些功能深化的小软件并驾齐驱。另外，网络化的协同办公也是办公软件发展的趋势。
3 办公自动化的发展历程
一、办公自动化的历史
随着数字技术的日臻完善，OA系统也在几十年中得到了快速的发展，逐渐由“个体型”向“集约型”发展，其发展历程大致经过以下三个阶段：
第一个阶段：电子化阶段（20世纪60年代至70年代中）：在此阶段，办公人员能够运用一些常用的办公软件对日常的文字、表格进行处理，例如文字的录入、编辑、排版，报表及数据的计算和处理，使日常事务的处理由手工型走向电子化。在先进国家里，可利用单机或集中多终端电脑系统和外围设备，完成单项办公自动化业务。这个阶段的特点是：利用单机或多用户系统，单项地、局部地实现自动化，达到提高办公效率的目的。
第二个阶段：协作处理阶段（20世纪70年代中到80年代中）。在这个阶段里，文字处理技术已经得到了充分的发展，针对电子化的文档信息，结合文档数据库技术、电子邮件技术等群体技术，对办公自动化的研究重点逐步地转化为办公处理流程的建设与控制，按照一定的办公处理流程，控制着文件从起草、审批、办理到归档的全过程，最终形成多人协作的办公自动化模型。其特点是：利用计算机和局域网，初步实现对办公信息的综合分析、集中管理，不仅提高了办事效率，还提高了群体的办事质量。数据库中的信息资源已在局域网内得到共享。
第三个阶段：（20世纪80年代中期至今）。交互处理阶段，通过前面两个阶段的功能建设，办公自动化基本上满足了日常行政的办公需求。只是随着软硬件技术的不断发展，在可靠性、安全性不断增加的同时，自动化程度更高、信息处理速度更快。随着企业综合应用的发展和企业知识管理上的需求，对办公自动化技术提出了更高要求。现代办公系统具有交互处理事务的能力，能够在综合信息管理系统基础上，建立办公决策服务系统，以便进行快速信息采集与传输，实现了事务处理的高度自动化和智能化。
二、办公自动化技术的展望
回顾20世纪，信息技术的迅猛发展，推动了世界信息化的过程，也推动了办公自动化技术的发展和应用。展望未来，办公自动化技术将朝以下几个方面继续发展。
（1）集成化。集成电路技术、软件技术、计算机技术、通信和广播电视技术等多项专业技术彼此联系、相互结合、互为支撑的趋势日益明显。其中，网络技术的发展在促进办公自动化技术集成方面的作用尤为明显。
（2）多功能化。办公设备的多功能化是信息化、数字化和电子化高度发展的必然产物。它是指将数字化技术、集成化技术和办公设备技术高度融合，形成一种具备多种功能的设备。例如，具备打印、复印、扫描、传真功能于一体的多功能一体机。
（3）智能化。智能化是OA的必然趋势。未来的OA将尽可能地为人们收集、整理各种信息，并在此基础上取得各种管理中所需要的数据和信息，为管理者提供决策依据。从广义上说，办公自动化系统的智能化包括基于自然语言的人机界面、多语种互译、智能化设备等。
（4）数字化。数字化是办公自动化发展的又一个必然趋势。一方面，由于数字化设备便于大规模生产，可以大大降低生产成本。另一方面，数字化有利于综合。
网络普及以后，设备要上网，其必要条件就是数字化。近年来，许多电子设备都朝着数字化方向发展。数码复印机、数码相机、数码摄像机、数字式投影仪等办公设备已经越来越普及。
（5）设备可移动化。设备的小型化及可移动化也是办公设备的一个发展趋势。
这是为了适应人们移动办公的需求。除了笔记本电脑、PDA、WAP等移动计算机设备之外，便携式打印机、便携式投影仪以及移动刻录机等设备已经越来越普及。
此外，手机也越来越多地具备了计算机的功能，成为一种办公自动化设备。轻薄、便携是移动办公设备的主要特点。
总之，办公自动化是一门不断发展的技术。随着信息技术的发展，各种新型的办公自动化设备和软件会不断出现，从而进一步提高办事效率和管理质量，使人们的生活和工作方式产生质的飞跃。