对于秘书人员来说，除了前面介绍的Office系列软件之外，还需要其他各种应用软件来辅助工作，提高工作效率，信息和通信管理软件就是其中不可或缺的一块。本模块，我们将分别学习搜索引擎、下载工具以及压缩工具的使用方法。
学习目标
1.了解并掌握搜索引擎的使用方法和技巧。
2.了解并掌握下载工具的使用方法和技巧。
3.了解并掌握压缩工具的使用方法和技巧。
项目一 认识和使用搜索引擎
知识目标
1.了解搜索引擎的主要功能和基本知识。
2.掌握搜索引擎的基本操作。
3.掌握搜索引擎的使用技巧。
能力目标
1.能够利用搜索引擎进行快速搜索。
2.能够对搜索到的结果进行选择、判断和保存。
3.能够使用搜索引擎的高级搜索功能。
项目背景
小王是雨润公司新招来的行政秘书。他对计算机操作很熟练。公司张总经理请他抽空给大家系统介绍一下搜索引擎的相关知识和使用技巧。
项目任务
在百度中搜索北京奥运会主题的相关内容。
任务一 认识、了解搜索引擎
互联网是一个巨大的信息资源宝库，每天都有新的信息资源被增加到网络中，使网上的信息以惊人的速度增长。随着网络信息的快速增长，人们越来越多地关注如何能快速有效地从网络上海量的信息中搜索到潜在的、有价值的信息，使之在管理和决策中发挥有效作用。有什么办法才可以在这浩如烟海的信息海洋中找到自己所需要的信息呢？使用搜索引擎就是一种快捷便利的方法。
借助于搜索引擎，用户可以在数百个网站中快速有效地查找需要的各种信息。
搜索引擎是由加拿大学生于1990年发明的一个小程序。经过十几年的发展，搜索引擎的技术已经非常发达，可以为全世界网民提供相当完善和细致的搜索服务。
一、搜索引擎的概念
搜索引擎是指运用特定的计算机程序，以一定的策略搜集互联网上的信息，在对信息进行组织和处理后，为用户提供检索服务的系统。它包括信息搜集、信息整理和用户查询三部分。
搜索引擎也是互联网上的网站。当用户在搜索引擎的网站上利用关键字查询时，该网站会告诉用户包含该关键字信息的所有网址，并提供通向该网站的链接。
从使用者的角度看，搜索引擎提供了一个包含搜索框的页面。用户在搜索框输入词语，通过浏览器提交给搜索引擎后，搜索引擎就会返回跟用户输入的内容相关的信息列表。
目前国内常见的搜索引擎有百度、谷歌、雅虎、新浪、搜狐和网易搜索等。
二、搜索引擎的分类
当前的搜索引擎基本上可以分为三大类：第一类是以雅虎推出的分类目录式搜索引擎，人工进行编辑，把优秀的网站找出来，进行一层一层的目录建设，方便网民查找要找的信息；随着互联网上信息迅速地增加，靠人工已经越来越无法满足信息迅速增加的要求，因此推出了第二代搜索引擎，以google（谷歌）、baidu（百度）为代表，这是一种建立在超链接基础上的网页级的搜索。所谓网页级的搜索，就是有一套程序，到互联网上去抓取信息，它能够抓到几亿数量级的信息，然后对抓来的信息进行整理。网民在搜索时只要键入关键词，就能迅速地找到相关的网页。第三代搜索引擎是依靠人机互动方式进行主题智能分析与提示的互动式搜索。使用这种搜索引擎，用户键入一个非常普通的词，搜索引擎网站就会对这个词义进行进一步地分解，然后给出一个搜索提示，例如电影类、文学类等，从而方便用户的下一步搜索。
【超级链接：关于google】
一、Google简介
Google是当今世界范围内最受欢迎的搜索引擎。它凭借其精确的查准率和极快的响应速度广受用户好评，同时又因为其坚持不走商业化道路、保持开放的企业文化而深受人们的拥戴。实际上Google所代表的已不仅仅是某项先进的技术，而是一种新兴的文化。
Google是目前被公认为全球规模最大的搜索引擎。它提供了简单易用的免费服务，用户可以在瞬间得到相关的搜索结果。Google.com是互联网上5大最受欢迎的网站之一，在全球范围内拥有无数的用户。
GoogleInc.创建于1998年9月，创始人为LarryPage和SergeyBrin。他们开发的Google搜索引擎屡获殊荣，是一个用来在互联网上搜索信息的简单快捷的工具。
Google通过自己的公共站点www.google.com提供服务。
Google目录中收录了80亿多个网址。这些网站的内容涉及广泛，无所不有。
通过对20多亿网页进行整理，Google可为世界各地的用户提供适需的搜索结果，而且搜索时间通常不到半秒。现在，Google每天需要提供1.5亿次查询服务。
Google将网页级别与完善的文本匹配技术结合在一起，帮助用户找到最重要、最有用的网页。Google复杂的自动搜索方法可以避免任何人为感情因素。因此，Google可以诚实、客观并且方便地帮用户在网上找到有价值的资料。
“Google”来源于“Googol”。这是一个数学名词，表示一个1后面跟着100个0。Google使用这一术语体现了公司整合网上海量信息的远大目标。Google的使命是整合全球信息，使人人皆可访问并从中受益。
Google的实用性及便利性赢得了众多用户的青睐。它几乎完全是在用户的交口称颂下成为全球最知名的品牌之一的。作为一个企业，Google通过提供广告服务来获取收入，使广告客户能够刊登与特定网页内容相关、重要而又经济实效的在线广告。
二、Google的特点及特色服务
1.Google遵从关键词的相对位置
Google不仅能搜索出包含所有关键词的结果，并且还对网页关键词的接近度进行分析。与大多数其他搜索引擎的另一区别是：Google按照关键词的接近度确定搜索结果的先后次序，优先考虑关键词较为接近的结果。这样可以为用户节省时间，而无须在无关的结果中徘徊。
Google最擅长于为常见查询找出最准确的搜索结果。使用Google的“手气不错（tm）”功能，可以直接进入最符合搜索条件的网站，省时又方便。
2.Google储存网页快照
当存有网页的服务器暂时出现故障时，用户仍可浏览该网页的内容。如果找不到服务器，Google储存的网页快照也可救急。虽然网页快照中的信息可能不是最新的，但在网页快照中查找资料要比在实际网页中快得多。
3.使用Google工具栏进行搜索
这是指用户不必特意访问Google主页，也可以访问所有这些信息。使用Google工具栏，可以从网上的任何位置执行Google搜索，而Google桌面栏（测试版）将Google搜索框放在Windows任务栏中，这样便可以从任何正在使用的应用程序中执行搜索而不必打开浏览器。即使身边没有PC机时，用户也可以通过WAP和imode手机等无线平台使用Google。
4.Gmail和Gtalk服务
Google还向用户提供Gmail（mail.google.com）和Gtalk（talk.google.com）服务。
Gmail是Google推出的免费Web邮箱服务。Gmail提供2G的超大存储空间（且会逐渐增长）、邮件回复显示等功能，还具有超强的信息管理功能。到目前为止，仍然需要被邀请才能成为它的用户。
Gtalk是Google2005年8月推出的即时聊天工具，界面超清爽，支持文字信息、电子邮件及网络语音三种通信方式。
5.Google地球
Google地球（GoogleEarth）是一款由Google公司开发的虚拟地球仪软件。
它把卫星图像、地图、百科全书和飞行模拟器整合在一起，布置在一个地球的三维模型上。目前已推出中文版。通过Google地球，用户可以尽情探索丰富的地理内容，观看卫星图像、地图、地形图、3D建筑物，从外层空间的星系到海洋的峡谷都可尽情欣赏，并能够将游览过的内容储存下来与其他人分享。
6.Google文件
Google文件是Google公司开发的一款自由的、基于Web的文字处理、电子制表和演示程序。用户能够利用它在线创建和编辑文档，并与其他用户实时协作。
也就是说，文档、电子表格和演示文件能够在Google文档中创建，通过Web界面或是E‐mail导入到Google文档中。同时也能在用户电脑中另存为多种格式的文件。这些文档保存于Google的服务器上。打开一个文档将会开启自动存盘功能，预防资料的丢失。同时，文档能够被打上标记或者是存档，用以更方便的组织和管理。用户协同是Google文件的另一个特性。在同一时刻，文档能够同时被多个用户共享、打开和编辑。在电子表格功能中，用户能够设置通过E‐mail提醒任何指定区域的更改。
Google文件支持流行的Office的文件格式，例如.doc和.xls，同时也支持开放文档格式。
三、中文Google推出的特色服务
2007年2月，Google推出了中文Google，亦即谷歌。它除了网页、图片、资讯、视频等各类搜索外，还提供字典、翻译、网站导航等多种功能。
针对中国用户的音乐搜索需求，2009年3月，谷歌联手其投资的巨鲸音乐网共同推出了谷歌音乐搜索的全新版，并与包括华纳、环球、百代、索尼四大唱片公司在内的超过140家唱片公司正式签约，达成近110万首歌曲的正版授权。谷歌此次推出了“泡泡挑歌”功能，用户可以根据节奏、声调、音色、年代甚至流派来搜索符合需求的歌曲，搜索到的歌曲将会通过不同色彩的泡泡呈现给用户。用户可以直接点击播放。
任务二 利用百度搜索不同的内容
我们该如何根据自己的需求，查找自己需要的信息呢？
所有的搜索引擎都大同小异，使用方法都差不多。我们以目前中文搜索应用比较广泛的百度（baidu）为例，介绍搜索引擎的具体使用方法。
百度被认为是目前全球最优秀的中文信息检索与传递技术供应商。百度的名字来源于“众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在灯火阑珊处”。百度搜索引擎使用了高性能的“网络蜘蛛”程序，自动地在互联网中搜索信息。可定制、高扩展性的调度算法使得搜索器能在极短的时间内收集到最大数量的互联网信息。百度搜索引擎拥有目前世界上最大的中文信息库，总量超过6亿页以上，并且还在以每天几十万页的速度快速增长。
使用百度搜索引擎的方法很简单。下面以查找“鸟巢”为例，介绍百度搜索引擎的基本使用方法。
启动IE浏览器，在地址栏中输入www.baidu.com，按下回车键，出现百度首页。
在百度搜索引擎主页的界面中有一组超链接选项，它包括“新闻”、“网页”、“贴吧”、“知道”、“MP3”、“图片”、“视频”7个超级链接，用户确定搜索类别后，再在主页中部的搜索框中输入搜索主题。一般系统的默认设置为“网页”选项。
下面以“北京奥运会”为主题，根据百度提供的服务，分别搜索不同的项目。我们可以看到不同的搜索结果。
1.搜索网页
在百度首页确认搜索项目为“网页”，在对话框中输入“北京奥运会”，按下“百度搜索”按钮。百度会搜索出所有符合查询条件的网站和资料，并把最相关的网站或资料排在最前列。
【小提示】输入关键词后，直接按回车键，百度也会自动找出相关的网站或资料。
2.搜索新闻
百度新闻搜索是全球最大的中文新闻搜索平台，包括国内新闻、国际新闻及科技、娱乐等专题新闻。
进入百度首页后，点击“新闻”选项，就会出现页面。页面中所示的新闻由机器每5分钟自动选取更新。
在搜索框中输入“北京奥运会”，然后按回车键，就会出现如图搜索结果。这些搜索结果都链接到了新闻中包含了“北京奥运会”的字样，而且该字样用红色表示。单击某个链接就可以看到新闻全文。
如果确定搜索主题后，选择“新闻标题”再按回车键，则会出现搜索结果。这些结果的超级链接所链接到的页面就是标题中包含了“北京奥运会”字样的新闻。该字样用红色表示，单击某个链接就会链接到这个新闻网页。
3.搜索MP3
MP3搜索是百度在天天更新的数十亿中文网页中提取MP3链接，从而建立的庞大MP3歌曲链接库。百度还提供了歌词搜索，通过歌曲名或是歌词片断，都可以搜索需要的歌词。
用户要搜索MP3歌曲，在百度主页中点击“MP3”选项，即进入百度MP3搜索页面。
用户在搜索框中输入歌曲名、歌手名或者歌词的一部分，点击“百度搜索”按钮，即可完成百度MP3搜索。目前，百度MP3提供了更多的搜索资源，包括“视频”、“歌词”、“全部音乐”、“MP3”、“rm”、“wma”、“铃声”、“彩铃”及“其他”各个种类，方便用户寻找合适的内容。
下面以“北京奥运会主题歌”为主题进行搜索。