书城计算机办公软件高级应用
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第31章 演示文稿高级应用(8)

6.7.7演示文稿打包与解包

精美的PPT演示文稿制作完成后,往往不是在同一台计算机上放映,如果仅仅将制作好的课件复制到另一台计算机上,而该机又未安装PowerPoint应用程序,或者课件中使用的链接文件或TrueType字体在该机上不存在,则无法保证课件的正常播放。

PowerPoint 2003新增了一个把PPT演示文稿打包成CD的功能,可打包演示文稿和所有支持文件,包括链接文件,并从CD自动运行演示文稿。因此,一般在制作PPT演示文稿的计算机上将演示文稿打包成安装文件,然后在播放课件的计算机上另行安装。

1.将演示文稿打包成CD

(1)打开要打包的演示文稿。如果正在处理以前未保存的新的演示文稿,建议先进行保存。

(2)将空白的可写入CD插入到刻录机的CD驱动器中。

(3)在“文件”菜单上,单击“打包成CD”,出现打包窗口。

(4)在“将CD命名为”框中,为CD键入名称。

(5)若要添加其他演示文稿或其他不能自动包括的文件,请单击“添加文件”,选择要添加的文件,然后单击“添加”。默认情况下,演示文稿被设置为按照“要复制的文件”列表中排列的顺序进行自动运行,若要更改播放顺序,请选择一个演示文稿,然后单击向上键或向下键,将其移动到列表中的新位置;若要删除演示文稿,请选中它,然后单击“删除”。

(6)若要更改默认设置,可单击“选项”,然后单击下列操作之一:

①若要排除播放器,请清除“PowerPoint 播放器”复选框。

②若要禁止演示文稿自动播放,或指定其他自动播放选项,请从“选择演示文稿在播放器中的播放方式”列表中进行选择。

③若要包括TrueType 字体,请选中“嵌入的TrueType 字体”复选框。

④若需要打开或编辑打包的演示文稿的密码,请在“帮助保护PowerPoint 文件”下面输入要使用的密码,进行设置后,单击“确定”。

(7)单击“复制到CD”。

如果不是复制到CD而是复制到计算机上。方法是,不单击“复制到CD”,而单击“复制到文件夹”。

2.解包运行

如果是将演示文稿打包成CD,则该CD能够自动播放。如果将CD盘插入光驱时,没有自动播放,或者是将演示文稿打包到了文件夹中,要播放打包的演示文稿时,可以在“Windows资源管理器”窗口中,转到CD或文件夹,双击play.bat 文件进行自动播放,或者也可以双击PowerPoint 播放器文件pptview.exe,然后选择要播放的演示文稿,单击“打开”即可。

.pps文件与.ppt文件转换。

PowerPoint文件的扩展名有两种,一种是.pps,一种是.ppt。如果点击的是.pps文件,双击之后它将会直接开始放映演示文稿,不会进入PowerPoint工作界面;放映结束之后,PowerPoint窗口将会自动关闭。如果你想编辑.pps文件的内容,只要把.pps文件扩展名改为.ppt就行了。如果希望.ppt文件也能够直接放映,则右击该文件名,在弹出的快捷菜单中选择“显示”即可。

3.演示文稿转换为网页

将已有的演示文稿转换成网页的方法是:

(1)打开想要转换成网页的演示文稿。

(2)选择菜单“文件”→“另存为网页”命令,系统将跳出“另存为”的窗口。

在“保存类型”中可以进行文件类型的选择。单击“发布”,系统将跳出“发布为网页”的窗口。

演示文稿转换成扩展名为.htm网页后,会产生一个与演示文稿同名的HTML文件和一个也是相同名字的文件夹。同名字的文件夹是以.files为扩展名,其中放置的是一些辅助文件,包括有图片文件、声音文件、文本文件等,这些都是在演示文稿转换成网页时,自动生成的。在网上发布或浏览Web形式的演示文稿时,一定注意不要忘了这个文件夹。

6.8案例:毕业设计答辩演示文稿设计

毕业答辩幻灯片不同于一般的幻灯片,做好幻灯片是学生答辩成功的一个重要环节。

整个毕业设计答辩演示文稿制作按下面步骤进行:

1.选择设计模板

由于是论文答辩,推荐选择简洁明了的幻灯片,可以显示出严肃认真的学术气氛。

(1)模板的基本要求。

尽量选择同一个底色的模板,至少要在文字或图片的地方保持同一颜色。如果采用两种或多种底色,且反差较大,文字颜色搭配难以达到协调,看起来过于花俏。

文字或图片颜色不能过于接近底色,要有一定的对比度。同时一张幻灯片上的颜色尽量不要超过3种,不要在一个主题下显示多种颜色。有时为了强调,在一个句子中使用多种颜色,反而给人刺目的感觉。

整个幻灯片的配色方式要一致。字号、字体、行间距保持一致,甚至插图位置、大小,均不应随意改变。

文字、图表的“出现方式”的选择中可适当选用动画,但不可过多。显示同一幻灯片上不同内容的情况下,可考虑使用动画。

(2)推荐模板。

白底:可以选择黑字、红字和蓝字。如果觉得不够丰富,可改变局部的底色。

蓝底:可配以白字或黄字(浅黄和橘黄),但应避免选择暗红色,这是最常用、最稳妥,也是最简单的配色方案。

黑底:配以白字和黄字(橘黄比浅黄好)。

这3种配色方式可保证幻灯质量。一般幻灯片不应该只有文字,同时可适当加入模式图或流程图。也可加一些花边,标题和正文之间加一条线,都可使幻灯片避免单调。这里,母版选用白底黑字,加上格子线,显得简单又不失单调。

注意:在每页PPT中加入页号和总页数有助于控制答辩进度。

2.封面要整洁

封面一般要对这次答辩作个概括性说明,如论文的题目、个人信息(学号、姓名、院系、专业等)和指导老师信息。适当加入一个与主题有关的图片或剪贴画。另外,如果等待的时间比较长,可以考虑插上一段轻音乐或符合主题的其他音乐。音乐播放设置要完整,让音乐能一直播放,并且在开始演讲时能自动停止。

3.目录要简洁

目录页面可以将一个PPT内容分而治之地组织起来,做到层次分明,重点突出,脉络清晰。

演示文稿的目录就像是一个导向牌,指导观众想去的地方,所以完整的目录应该具备:标题、导航条和退出按钮。在导航条上设置超链接,可以转到相关页面上去,而其他页面上可增加一个返回按钮,以返回目录页面。这样整个结构就比较清晰了。在目录中设置一个退出按钮,使整个演示文稿随时可以通过目录退出到结束界面,而不是一路播放到最后一张才能退出。目录页面要有丰富的内容,但尽量做到简洁、统一。

4.背景介绍文字要合理

在演示文稿中处理文字时要注意以下几点:

(1)文字较少时可采用相对较大的字号,但不要让文字充斥整个屏幕,要留有一定的空间;也可在空余的地方插入一些不太容易引人注意的图片或gif 小动画。

(2)字号、字数、行数:标题44号(40),正文32号(不小于24号字)。每行字数在20~25个,每张幻灯片6~7行。中文用宋体(可以加粗),英文用Time New Romans。PPT中的副标题要加粗,字体颜色不要超过3种(字体颜色要与背景颜色反差大)。

PPT只适合写提纲式要点,而不适合写整段的文字。由于属于学术性幻灯片,字体和编排均应适当严肃。

5.研究方法采用流程图、图示要注意效果研究方法在表现手法上有许多种,如流程图、图示处理等。采用流程图在理工科论文中比较常见,如工艺流程图、程序流程图等。对于流程图可以考虑加入一些动画,以增加动态效果。具体做法:在幻灯片上添加一张工艺流程图,选择绘图工具栏的箭头符号。对箭头编辑顶点,使它覆盖在流程路径上,动画设置采用进入方式,动作采用擦除。图示表示方式可以表示各种概念之间的内在逻辑关系,有各种各样的图示表示方式。

6.结论表达可采用图表和图片

这部分条理要清晰,简明扼要,多用数据图表来说明和论证结果。图表类型选择要合适,以便能正确反映研究成果。图6‐79所示为折线图,可以对折线图进行动画设置。方法:动画设置采用进入方式,动作采用擦除。打开效果选项,选择图表动画选项卡,在组合图表中选择按序列。对于多张图片显示问题,可以设计成点击小图显示大图形式来解决,这样,一张幻灯片上可以放置多张图片。方法为:“插入”→“对象”,在“插入对象”对话框中,选择“Microsoft PowerPoint 演示文稿”,在打开的窗口中,单击“插入”→“图片”,选择要插入的图片即可。

7.结果讨论可采用动态表格

结果讨论部分提出自己的观点和主张,提出值得进一步研究的方向和倾向性意见。

表格适合表达两者之间的结果比较。对表格也可以设置成动画显示。方法:在幻灯片上插入一张表格,单击右键,选择“组合”→“取消组合”,这样,一张表格就分成几个组成部分,可对每个组成部分设置动画。

8.总结及下一步工作可以模仿黑板书写格式

总结及进一步工作主要用文字表达。可以采用模仿黑板书写格式显示方式,起到强调作用。方法:将幻灯片背景设置为黑色,文字为白色。每行字设置一个文本框。每个文本框动画效果为:采用进入方式,动作采用擦除。

9.封底感谢要诚恳

最后,应该在PPT封底表达感谢之情。

感谢老师的指导。同时,应说明汇报结束,欢迎各位答辩教师的提问,使答辩工作能顺利进入下一环节。

制作一个好的演示文稿不仅要有好的构思,而且还要有耐心,精益求精,制作出一份精美的演示文稿。

6.9习题

1.在电视上我们经常看到屏幕下方有一串文字从右向左滚动显示,请用PPT来实现滚动字幕效果。

2.请用触发器控制影片播放,以实现“播放”、“暂停”和“停止”的效果。

3.演示汉字“天”字的书写笔画顺序。

4.用PowerPoint 制作一个漂亮的有声电子相册。

5.制作汽车爬楼梯功能。

6.制作一张漂亮的春节贺卡。

7.设计一个转轴能从中间慢慢向两边展开(同时字也慢慢展开)的幻灯片。

8.使用触发器设计一个选择题交互课件或判断题的交互课件。

9.设计一个圆饼图,能让数据图表动起来。

10.制作下面的三维图形。