信息普遍存在于自然界、人类社会以及人们的思维活动之中，它已成为人们须臾不可离的重要资源。关于信息的概念到目前为止有多种说法，具有代表性的观点有以下几种：
（1）信息是人们在适应外部世界并且将这种适应反作用于外部世界过程中，同外部世界进行交换的内容和名称；
（2）信息是能够用来消除不确定的东西。信息就是负熵，是组织程度、有序程度，它能使系统的有序性增强，减少破坏、混乱和噪声；
（3）信息是客观世界中各种事物的变化和特征的反映，是客观事物之间相互作用和联系的表征，是客观事物经过传递后的再现；
（4）信息是经过某种方式加工或更具意义的形式提供的数据；⑤
（5）信息是信息用户与文献或数据⑥的一种交互作用，是用户根据特定的时间、特定的目的、具体问题环境和自身知识对文献或数据的主观认识和描述，并将随着目的、问题环境和自身知识的变化而变化。
根据以上各种观点可以看出，对信息的定义的理解主要基于三种不同的角度，即通信技术的角度、客观的角度和主观的角度。
档案是社会信息中一种特殊的信息记录方式，其内容即档案信息，是对客观事物的反映，其记录手段不同于一般的通信手段，具有更多的主观性，因此，档案是技术、客观、主观等多方面因素的集合体，在众多社会信息中具有独特的含义：档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据档案的定义，我们认为档案信息的概念应该这样理解：档案信息即档案中记载的内容，它是社会组织或个人在以往社会实践活动中直接形成的，具有清晰、确定含义的、被固定在各种载体上的原始记录。准确理解档案信息有利于对档案信息的管理，对档案信息检索而言具有更为重要的实际意义。它一方面可以明确档案检索工作目标，增强档案检索的目的性；另一方面，可以明确档案检索的研究范围，提高档案检索的有效性，提升研究水平。