关于秘书长发言人和发言人办公室如何运作，我们已经学习了14课。我在这门课的一开始就讲过，做这份工作的方法不止一种。我想给你们解释的是我是怎么做的以及我为什么要这样做。
我希望你们记住以下要点：
特定的条件The givens
1.有几个关键性的条件决定了我行事的方式。
首先，我有一位诚实可信、开诚布公、能力超群的上司。给科菲·安南这样的人做发言人使我的工作容易多了。
其次，我在为一个组织———联合国工作，而我认为联合国比大多数政府都运作良好、值得信赖。
第三，我每天都在和一个信息灵通、非常专业的记者团打交道，这些人中绝大多数都没有政治动机。
这三个条件允许我发展出一套摒弃了欺诈与诡计的发言人工作方法。
2.对于像联合国这样一个跨政府组织来说，由一个诚实坦率的记者团来保持它的可靠性极为重要！或者说对于官僚机构来说，由一个非常专业的记者团来保持它的称职与诚实极为重要！我如何强调都不为过。
媒体发言人是什么？What is a press spokesman？
3畅媒体发言人是由官方指定、为另外一个人或另外一个组织向媒体说话的人。作为发言人，你必须明白，你所说的任何话都可能被认为是你上司说的；因此你必须掌握一定的专业技能，控制自己在公开场合的言论。
4畅政治发言人有时会发现，以“只供报道时做背景参考”的形式（你可以引用我的话，但是不能说那是我说的）或者“不可以公开报道”的形式（不可以引用我的话，也不能说那些观点是我的）讲话很有必要。这样做的目的在于使媒体尽可能地知道事态的发展，但是工作上的政治限制有时需要你与你所发布的信息之间保持一定的距离。
5畅发言人可以用语音语调、面部表情来交流———有时只是抬抬眉毛。记者们会解读所有的这些信号以获取你的完整意思。你必须了解身势语，并且正确地加以使用。
发言人是一门职业Spokesmanry is a profession
6畅发言人和传播专家、公共关系专家或者信息主任有所不同。
7畅发言人是在24小时的新闻周期里和媒体打交道的。随着新闻事态的发展，记者会随时问他很多敏感的问题。他是上司兢兢业业的发言人。
8畅传播主任在更长的时间周期内塑造该组织的信息。
9.公共关系专家尝试塑造该组织的形象。
10畅信息主任收集材料，向公众解释该组织是如何运作的。
成为自己人Being plugged in
11畅一个好的发言人知道事态的进展。知道事态的进展要求发言人和上司关系密切，并成为上司的政治圈内人。
12畅明智的上司知道为了让发言人专业地进行工作，得让他知道所有的事。因此，当上司和为数不多的圈内人坐下来讨论政策议题的时候，发言人也要在场。
13畅但是发言人不应该参与到政策讨论中，除非是对上司就该议题在媒体方面做出建议。发言人不应该参与政治辩论，这会影响到他对媒体发布信息。
14畅一个好的发言人顶得上一百万篇新闻稿。赢得媒体信任的发言人可以帮助自己的上司实现政治目的。
信任Trust
15畅上司要信任你，而你也要信任他。事实上你们两个需要合作无间，就像一桩成功的婚姻。
16畅好的发言人为媒体所信赖。因此发言人不仅必须要和上司关系密切，也必须和记者关系密切。被媒体所信赖的发言人对其上司具有极高的价值。
17畅发言人在每天的工作中积累着媒体对自己的信任。发言人越是被视作值得信任的消息来源，他在媒体中的诚实正直的名声就增长得越快。
18畅因此，上司不应该做任何有损于发言人对于媒体的诚信的事情。他永远也不应该要求发言人掩盖事实、误导媒体或撒谎。
交换信息Trading information
19畅发言人不是媒体的惟一信息来源。和媒体谈话时，发言人应该记住他不是记者们惟一的信息来源。然而，媒体从其他渠道收集来的信息，可能会对发言人及发言人的上司都非常有用。
20畅和记者密切合作并获得他们的信任，可以使发言人从媒体那里获取信息，这是发言人工作的一个重要方面。你和媒体同在一个信息市场中工作。你得学会如何与他们进行信息交换。
做过记者的人能成为最好的发言人Former journalists make the best spokesmen
21畅当过记者的人都理解媒体的运作方式，理解媒体工作所承受的“截止时间”的压力。在我的发言人办公室里，我所起用的全部工作人员都曾当过记者，我发现这是一项非常重要的用人政策。
22畅当过记者的人都知道，你需要给媒体提供迅速、可靠、而且可以引用的信息。
媒体指南Media guidelines
23畅上司应该发放媒体指南。媒体指南会以书面的形式指明：机构中的哪些人可以对媒体说话，说话时需要遵循什么样的条件。
24畅编写媒体指南的目的应该是让媒体更容易接近你的组织，而不是阻止他们接近。媒体指南还应通过制定清楚的条件来保护那些对媒体说话的人。
关注媒体Monitoring the media
25畅发言人工作的一个非常重要的部分是对媒体进行跟踪。发言人每天都泡在新闻里，因此一旦有什么新闻发生，他应该是最先知道的人之一。这对秘书长这类政治人物非常重要。
26畅政治人物一定对新闻上瘾。这是发言人和其上司共通之处。发言人办公室应在一天当中随时为上司提供最新的新闻。
不要批评媒体Don’t criticize the media
27畅好的发言人不怎么批评媒体。
28畅发言人和与他对话的记者关系非常密切。但是他必须与记者保持一种职业上的距离。不能够由他来评判记者工作的质量，除非他私下里为自己判断。
29畅当记者把一个可靠的事实搞错了的时候，发言人可以也应该进行澄清。可以在聊天中告诉记者，也可以更正式一点，给他的编辑写一封信。如果发言人完全信任记者，他也可以邀请记者出去喝点东西，并就某分析进行辩论。但是发言人不能根据分析就做出谁对谁错的判断———他只能立足于经得起检验的事实。
每日的新闻发布会The daily brieifng
30畅政治发言人的生活中心是每日的新闻发布会。每日的新闻发布会应该在一个正式的发布室举行，有一块合适的背景幕布来显示你所代言的组织。他可能喜欢站在讲台前以体现一种权威，也可能喜欢坐下来以显示一种随意和轻松。在联合国，发言人坐着发布信息，但是秘书长站着举行新闻发布会。
31畅在新闻发布会的开始，发言人根据新闻重要性递减的顺序发布一系列声明。（发言人和媒体应该对新闻有同样的感觉，尽管这种感觉在某种程度上是对立的）新闻发布会开始后，发言人首先按照重要性递减的顺序发布一系列消息（发言人和媒体应该对新闻有相同的感觉，虽然这种“感觉”是有点儿主观的）。这段时间本质上是你的“广告时间”———你在这段时间内把你认为有新闻价值的主要消息或者信息推销出去。这段时间不要太长，最好控制在10到15分钟。
32畅发言人不应发布一些日常信息，例如上司的日程安排，这些可以事先以书面形式分发出去。
33畅然后发言人开始接受提问。他或多或少地根据记者们提问的顺序接受提问，这样不会显得有所偏好。
34畅发言人在回答问题时应尽可能地直截了当。含糊其辞容易引起信任缺失。
35畅发言人不应该害怕说“我不知道”。假装知道、结果却弄错了，那才更可怕。如果发言人不知道某个问题的答案，他应该说：“发布会结束之后我会为你查一下，然后告诉你。”如果是这样，他一定要尽快答复记者。
36畅发言人绝对不要急着中断一场新闻发布会。那只会让记者这一方很沮丧。让他们问完问题。
37畅新闻发布会是联合国每天都要向媒体做的正式报告。应该做一份永久的记录，最好是可以在网上搜索到的逐字记录。
新闻发布会和媒体接触Press conferences and press encounters
38畅发言人的上司应该经常性地举行新闻发布会。这些新闻发布会的时间和频率应该取决于媒体的要求和上司所要宣布的重要事项。
39畅科菲·安南平均每两个月在总部举办一次新闻发布会，出访时平均一年在国外举办20次新闻发布会。
40畅但是他经常在走廊或者St akeout停下来和媒体说话。举行“媒体接触”和新闻发布会的比率是三比一或四比一，这大大提高了他在媒体中的出现频率。
41畅发言人可以拟出一些他认为记者有可能会问到的问题，以帮助上司准备新闻发布会。你的上司可能还会要求你提供其中一些问题的答案。在这项工作中，我们的最好成绩是猜中了实际提问的一半。
42畅媒体接触是即兴的，你的上司得独自应对。
43.发言人和发言人的上司都不应该试图改变新闻发布会或者媒体接触的逐字纪录。“逐字纪录”就意味着“说过”而不是“我希望我曾经说过”。
公开记录The public record
44畅发言人工作的另外一个重要部分是把上司对媒体公开发布的评论记录在案。因此当上司出现在公共场所的时候，发言人应该常伴其左右，并随身携带一台录音机。
45畅这要求发言人把上司对媒体说的一切都加以录音、转写并发布到互联网上。这样也可以在媒体错误引用上司的话时予以反击———对于他究竟说了什么话，你总是握有证据的。
出访Travel
46畅无论上司去哪里———包括他出访时，都应该带着发言人。
47畅如有可能，发言人应该为记者跟随上司出行创造便利，因为这是对出访进行免费宣传、并向全世界解释上司此行目的的最佳方法。正面的媒体报道对于实现上司的政治目的非常重要。
48畅发言人办公室应该帮助记者获得旅行的签证、帮他们预订房间、并且在上司出访的车队里为他们安排往返机场的车辆。
49畅随行的媒体人员应该成为出访代表团的实际成员———除了他们不会受邀参加秘书长与各国首脑们的私人会谈。
50畅媒体代表团的成员应在世界各地的电视台、广播和纸质媒体间达成一定的平衡；如果可能的话，还应达成一定的地区平衡。
51畅发言人应该为随行的媒体安排接触上司的机会，例如在飞机上或者宾馆里和他随意聊一聊。
52畅发言人经常要负责撰写出访的官方报告。在联合国，这份报告是以官方文件的形式出现的。
发言人办公室The spokesman’s office
53畅发言人办公室应该富有亲和力，而且应该组织合理，从而可以在分发信息时高效运作。
54畅前线员工坐在外面的办公室，面向前门，随时准备为走进来的任何记者提供服务。他们也最先接听电话。
55畅办公室应该让所有的信息都全面流通，因此所有的员工都能够清楚事态进展，而且可以处理经常出现的问题。
56畅每台桌子都应该有一台电脑，从而使员工们可以在线搜索包括通讯社新闻在内的各种信息，并且可以通过电子邮件和公共驱动器分享信息。
57畅每台桌子都应该有一台电视，因此每一位员工都可以接触到广播新闻。
58畅发言人办公室的职员都有私人办公室，并且各自都有专门负责的区域，和记者们“划片报道”有所类似。他们办公室的门应该敞开，欢迎那些路过的记者进来坐坐。
59畅有快乐的员工才有快乐的记者团。你得帮助你的员工们处理好工作压力问题。发言人工作有着巨大的压力，你的员工需要彼此支持来减少压力，而不是增加压力。
喂饱贪婪的记者团Feedthebeast
60畅开心的记者团是要不停地被喂食的。
61畅发言人办公室全天都要用相对有用的信息给记者团喂食。记者们被喂得越好，他们就越会回到你的槽里觅食。
62畅但是记者们是挑剔的食客。如果你想用胡说八道喂它们，他们会去别处吃东西。
现在你知道了科菲·安南的媒体办公室是如何运作的。也许有朝一日你们中的谁会成为发言人，把现在的笔记留着，到时候让我们比一比。我确信，你的方法肯定会和我的有所不同。但是同时我希望，在我和你们分享的这些内容里，你们能得到一些基本的道理；这些原理和方法会帮助你成为一个更好的发言人。
祝你好运！