应用文章的主旨形成和提炼的过程，是认识的能动发展过程，是在掌握材料、了解情况的基础上，经过反复的酝酿、思索或讨论，使认识逐步深化的过程。在此期间，通过对材料的去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里的分析研究，使写作客体的情况与写作主体的认识相互渗融，相互作用，进而达到主体认识与客观实际的高度统一，从而确立文章的主旨。这样，文章的主旨才能符合实际，才会正确、全面、深刻地反映客观事物的本质及其发展变化的规律。
文章的主旨都是在材料的基础上提炼出来的，而对材料的分析研究，只有在正确思想的指引下，运用科学的方法去进行探讨，才能有所发现，才会得出正确结论。所以，正确的观念，科学的理论，对提炼文章的主旨有着重要的指导意义。
（3）对主旨的要求
应用文的主旨起码要符合下列三点：
①要正确。应用文的主旨要符合实际，符合科学，能揭示事物的本质，反映事物的内在联系和发展规律。有些应用文章的主旨还必须同政府的方针、政策、法规相一致。主旨是否正确，直接关系着应用文章的价值和生命。正确的主旨，能提高人们的认识水平和实践能力，推动物质文明和精神文明的发展；错误的主旨，会把人们导入歧途，在实践中造成严重后果。
②要集中。应用文章的主旨要简明、单一。一般说来，一篇应用文只能有一个中心思想，所以写作时要一文一事，而不可内容纷繁，头绪混乱，中心多杂。宋朝就曾规定，群臣奏议，均要“直述事状，若名件不同，应分送所属，而非一宗者，不得同为一状”。因为应用文章，尤其是行政公文，都有特定的受文对象，坚持一文一事，主旨集中、单一，能使文章中心突出，意思明确，目的清楚，也可防止行文关系的混乱，便于文件传递和处理，这对及时地解决问题，提高工作效率很有好处。
③要鲜明。观点明确，态度明朗。写应用文章，多用直笔，不用曲笔，不能用含蓄曲折的方法表现主旨，更不能模棱两可，含糊不清。东汉哲学家王充认为：“口则务在明言，笔则务在露文。高士之文雅，言无不可晓，指（即旨——引者注）无不可睹。观读之者，晓然若盲之开目，聆然若聋之通耳。”王充的这一主张，对后世应用文的写作产生了积极的影响。应用文的主旨。只有鲜明、突出，提倡什么，反对什么，要做什么，不准做什么，应该怎么做，不能怎么做，都明确地写出，才便于受文者说，使人明白它的内涵、特性或成因等，从而理解它、掌握它，或者以便使用或制作。
3．材料与主旨的关系
（1）材料是形成主旨的基础和依据。主旨不能凭空产生，它是蕴含在材料之中的，是从材料中分析、提炼、概括出来的。没有材料就没有主旨。
（2）主旨要靠材料来表现。在构思中，要以材料为根据提炼出文章的主旨，而在执笔写作时，必须选用相应的材料把主旨表达出来。材料是主旨的载体，在具体文章中，主旨必须要由一定的材料来表现、来支持、来说明。材料要为表现、深化主旨服务。
（3）主旨支配材料的选择和安排。主旨的形成要以材料为基础，要受材料的制约；但主旨一经确定，在写作时又会成为材料的统帅，支配材料的选择、剪裁、使用和安排。就是说，在写作时要根据表现主旨的需要选取典型的材料；要按照展开、深化或变更主旨的要求，来决定材料的取舍、详略、补充或更换；要从有效地表达主旨着眼，依据材料与主旨的联系是否密切，确定材料的主次详略，并把它合理地组织起来，给它在文章中安排一个适当的位置。
由上述可见，材料与主旨的关系是辩证统一的关系。因此，写作应用文章必须做到观点与材料的统一。
二、公文形式的构成要素
应用文章的形式是由结构、表达方式和语言构成的。标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等，是文章结构的有机组成部分。由于文章的内容和体裁各不相同，所以采用的结构形式、表达方式和语言也不一样。
1．结构
（1）结构的实质
文章的结构就是它的组织与构造，是文章的部分与部分、部分与整体之问的内在联系及展开序列，也即作者组织、安排文章内容的具体方式。它是文章各部分之问的内在联系和外部形式的有机统一。
文章的结构要反映客观事物固有的形态、构造、联系、秩序等方面的特征，受客观事物的存在形式和变化规律的制约，但又不是对客观事物的形状及变化的简单、机械的复制。作者在谋篇布局时，还要根据表达内容和读者接受的要求进行严密的构思，对所写的材料做出创造性的组织和安排，这样文章的结构必然又会表现出作者审视写作对象的独特视角，反映出作者分析、理解事物的步骤及认识发展的进程，体现其构思、谋篇的独特思路和创意匠心。所以，文章的结构实质上是客观事物的存在形式、构成特点及发展变化的逻辑顺序与作者观察、认识和表现客观事物的独特思路相结合、相统一的产物。
（2）应用文章的结构特点
①程式性。应用文章的结构不像普通文章那样富于变化，构思奇特、巧妙，而是具有约定俗成的惯用格式，因此，它的结构就有了程式性、类型化的特点。同一种类的应用文章，有其相对定型的结构模式，这就是它们的共性，人们掌握起来比较容易：而不同种类的应用文章，又有其不同的结构体制，这又是它们的个性所在。认识了不同种类应用文的结构特点，有助于我们掌握各种应用文的不同功用和写法。
②周全性。应用文章不论篇幅长短，都要严密周全，不得缺前少后，丢三落四。因为它有程式性、类型化的特点，所以它的每一个组成部分都不宜任意更改和省略。比如书信，前边的称呼、问候，后边的祝愿、致礼，以至于署名、日期等，都要齐备无缺。行政公文、司法文书的要求更为严格，其结构中的任何一个部分，都应按照统一的格式和要求来写。章程、条例、合同、契约等更是无懈可击，一应事项都须考虑周到，稍有疏忽，就会给人留下可乘之隙。应用文章严密周全的特点，既表现在它的内容上，也表现在它的结构上，我们应当充分重视。
③单一性。应用文章的篇章结构单一、平直，没有曲径通幽式的曲折变化，也不用倒叙、补叙和插叙；没有奇峰突出的波澜起伏，更不设置悬念、误会和巧合；不采取复线的结构形式，更不用意识流、多角度、全方位、立体交叉等方法进行构建。它一是一，二是二，线索单纯，平铺直叙，如实道来，不以独出心裁的奇巧结构取胜。
④条理性。有许多应用文章都采用分条列项的写法，章节条款眉目清晰，言之有序，层次分明。阅读起来，直观明了，易懂易记。
应用文结构的上述特点，都与它的实用性密切相关，这些特点是在长期的写作实践和实际应用中逐步形成的，它适应于表现内容的要求和应用的需要，便于读者接受，有利于提高办事效率。
（3）安排应用文章的结构应注意的问题
应用文章的结构比起普通文章来简单得多，掌握起来比较容易，但却不能因此而轻视。作者在写作中要有认真负责的精神，一丝不苟的态度，要有比较丰富的经验和较高的能力，应该做到思维清晰而缜密，文章简明而严整。在安排结构时，要注意下列问题：
①理清思路。思路是作者观察事物、思考问题、构思文章、表达内容时思维运行的路线。作者的思路同文章的结构有着密切的关系。这是因为，思路的走向既受着客观事物的存在形式及发展规律的制约，也体现着作者观察事物、分析问题的独特角度，表现着作者对事物的独特感受和理解，反映着作者构想文章、组织材料的步骤和方法。作者的思路在文章中的表现形态就是文章的结构线索，即把文章的全部材料连续成一个有机整体的基本脉络。所以，作者的思想如何，直接影响着文章的结构：思路清晰，文章就贯通流畅；思路严密，文章就完整周全；思路富有条理性，文章就层次分明，井然有序。而思路混乱不清，则是文章结构出现毛病的重要原因。可见，要处理好文章的结构，作者必须首先理清思路。
对应用文章的结构来说，作者的思路要符合下列要求：——思路依照客观事物的结构形态逐次展开，按照事物的变化轨迹和相互之间的关系循序行进。
——思路要遵循人们思维的共同规律。
——思路要清晰严密，以便条分缕析或步步深入地阐述问题，并且无所疏漏。
——思路要从作者分析、理解事物的独特视角出发，沿着一定的逻辑路线向前思考、发展，体现出自己的创造性想法，以便写出精辟的见解。
②突出重点。虽然应用文章的结构单一、平直，但文章内容的主次和详略又是不能忽视的，所以，在处理、安排材料时就不能平均使用力量。对与主旨关系密切的重要内容和材料，要作为重点，安排在突出的位置，使用较多的笔墨，认真写好；对次要的内容和材料，可一笔带过，点到为止。对与主旨无关的材料，要毫不吝惜地舍弃。有主有次，剪裁得当，就可消除芜杂臃肿之累。
③符合规范。应用文章的结构具有程式性的特点，因此写作时要按照规范的格式构建自己的文章。应当写什么像什么，总不能把计划写成演说词的样子，把命令写成请示。如果违反了规范格式，轻则给人留下笑柄，重则贻误工作，造成不应有的损失。
2．语言
语言是思维的直接现实，是人类最重要的交际工具，也是进行写作，表达内容、构成文章的物质手段。离开语言，就不会有文章写作；语言文字的表达效果如何，直接关系着文章的质量。所以要充分认识语言对写作的重要作用。
（1）应用文章的语体要求
所谓语体是指在一定的语言环境中形成的具有一定的表达特点、风格和语感的语言体系。人们在运用语言进行交际的过程中，由于交际的目的、讲述的内容，以及对象、范围、方式的不同，便逐渐形成了各具特点的语言表达风格，这就有了各种不同的语体。从语言的传播方式来分，有口头语和书面语两种语体。从表达的内容和功能来分，有文艺语体、新闻语体、科技语体、政论语体、事务语体（公文语体）等。
应用写作对语言有许多特殊的要求，而总的要求是必须得体，就是一定要根据各种应用文的写作目的、文章用途、受文对象、作者身份等情况，运用贴切的语言进行表述，使文章的语言符合一定的语体特点。应用文的语言不能失体，一失体就有伤大雅，甚至会令人啼笑皆非，其效果可想而知。
应用文章所用的语言主要属于事务语体，但也有的可以使用文艺语体，如文艺性的说明文、解说词等，还有的则会用到科技语体，如科学实验报告等，而大多数的直用文章都应使用事务语体。
（2）应用文语言的主要特点
事务语体是机关、团体或个人之间用以处理政务或事务的语言形式，适用于应用文章。其主要特点和要求是：
①准确、严谨。准确主要表现是概念清楚，判断恰当，推理严密；选词准确，语句符合语法规范，没有逻辑错误；所用引语和数据精确无误。严谨就是句式完整，表达周密，内涵、外延清楚，富有科学性、分寸感，不会发生歧义。
②庄重、典雅。应用文的语言要庄重、得体，雅正不俗，决不信口开河，矫揉造作，扭捏作态，也不能油腔滑调，轻漫浮华，粗野不堪。
③质朴、平正。应用文章的语言质朴无华，信实可靠，稳妥自然，不过头、不偏激，更不离奇、荒诞，不故作令人惊奇危惧之笔，也不追求词藻的华丽。叙事原原本本，简明扼要地陈述；说理则中肯透彻，一语中的。
④简约、明白。就是语言精炼、干净，畅达易懂，力求用最简练的文字表达最大容量的内容，做到”文约事丰”，言简意明。宋代的曾巩在《南齐书目录序》中说：”号令之所布，法度之所设，其言至约，其体至备，以为治天下之具。”他把公文语言的简约和体式的完备统一起来，同视为治理国家的重要条件，足见公文语言要简约的重要。
⑤鲜明、生动。表意要清楚，直截了当，要显示出坚持真理、是非分明的风格特点。
应用文章的语言也要生动活泼，这一要求当然也与普通文章不同。它主要是指从实际出发，根据不同文体的特点和需要，去陈言，脱俗套，出新意，富有创造性。作者要善于寻找新的语言形式，写出自己的语言特点，从而增强文章的新鲜感、说服力。要摒弃陈词滥调、空话和套话，力求写得活脱，使人爱读。
§§§第三节规范的公文格式
公文有一定的格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。统一和规范公文格式，是为了准确、有效地拟制、收集、传递和存贮公文信息，提高公文处理的效率，以适应现代化管理工作的需要。
一、公文用纸的尺寸与规格
目前国内各机关公文用纸一般采用16开型（长260毫米、宽184毫米），有条件的机关和涉外部门，可推荐采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。为实现文件的现代化管理，并节省复印、缩微等方面的用纸，公文用纸将逐步推行国际标准A4型。布告、公告、通告等公布性的公文用纸幅面尺寸可根据实际情况需要确定。需要注意的是，公文装订一律在左侧订口处。公文纸上边缘要留有宽约20mm±0．5mm的上白边，又称天头；下边缘要留有宽约7mm±0．5mm的下白边，又称地角；左边缘要留有约20mm±0．5mm的左白边，又称订口；右侧留有宽15mm±0．5mm的右白边，又称翻口。
二、公文的格式
公文正文格式主要由公文的文头、行文、文尾三要素组成。
1．文头部分
公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。
（1）公文格式代码
公文格式代码又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号，由9位阿拉伯数字码组成，标识于文件首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码，使每一份文件都有惟一的标识，以便于计算机识别和处理。时，每份的顺序编号。它的作用主要是针对秘密文件，有了印制顺序号，在登记、分送和清退时均可对号核点，以便于查明责任，加强公文管理。
印制顺序号一般用6位阿拉伯数字标识在文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方位置，前面冠以“No：”符号。数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。
（3）秘密等级
秘密等级简称密级，是指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。
文件密级的标注位置在文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。
（4）紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理的时间要求，又称缓急时限或处理时限。紧急文件应根据紧急的程度分别标明“特急”、“加急”或“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
标明紧急程度的位置在文件首页文头左上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。紧急程度应在信封上加盖戳记注明。