如今，随着其内容、功能、形式和内涵的不断发展，与其他方式相比，展览会在企业市场营销战略中的地位重新得到认识，就其功能和作用而言，主要有以下几方面：
专业性展览会是其所代表行业的缩影，在某种程度上甚至就是一个市场，企业可以在展会中建立并维持与利益相关者的关系，融洽客户关系，建立在市场中的企业整体形象。
通过展览会，企业可以展示自己的品牌。通过训练有素的展台职员、积极的展前和展中的促销、引人入胜的展台设计以及严谨的展台跟进服务，参展公司的竞争力可以变得光芒四射，容易引起展览会的参观者的注意。
展览会现场提供了进行市场调查的好机会。一方面，企业可以收集到有关竞争者、经销商和新老顾客的产品、价格以及市场营销战略等方面的信息，能够迅速、准确地了解国内外行业的发展现状与趋势及新产品的发明等，从而为企业制订下一步的发展战略提供依据。另一方面，如果企业正在考虑推出一款新产品或一种新服务，可以在展览会上向参观者进行实地调查，以了解是否与目标市场的需求特征相一致。
通过展览会提供的信息渠道和网络，企业可以在很短的时间内与目标顾客直接沟通，可将产品的信息发送给特定的客户，并可获得来自客户的即时反应。据英联邦展览业联合会调查，展览会营销的成本大大低于推销员推销、公关、广告等手段。
大多数知名展览会通常都会吸引媒体的关注。利用媒体进行曝光可以成为参展企业的优势，提升企业形象。日益成熟的展览业对现代市场营销的渗透效应力越来越强，众多企业视展会营销为拓展市场的一把利刃。
然而，企业参加展览会，尤其是参加国际大展，并非易事，从展前准备、展览期间的应对至展后的信息反馈，都与参展的效果息息相关。一般来说，参加一场大型的展览会，最好能在一年前即开始准备，并将整年计划划分为几个阶段，依序完成，方能达到预期的理想目标。下面是一个计划时间表，展现了参加展览会的整个流程。
制订参展计划
（1）从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，制订全年展览计划；
（2）与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；
（3）选定场地（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；
（4）预计参展成本，决定财务计划。
参展前的准备工作
（1）设计展览结构；
（2）取得展览管理公司的设计批准；
（3）选择并准备参展产品；
（4）与国外潜在客户及目前顾客联络；
（5）制作展览宣传册。
与组办者进行沟通
（1）以广告或邮件等进行推广活动；
（2）确定时间安排；
（3）支付展览场地及其他服务所须预先付款；
（4）复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；
（5）安排展览期间解说员；
（6）向服务承包商及展览组织单位订购广告促销。
准备起程
（1）继续追踪产品推广活动；
（2）最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送索取样品的客商；
（3）将展位结构设计做最后的决定；
（4）计划访客回应处理程序；
（5）训练参展员工；
（6）排定展览期间的约谈；
（7）安排展览现场或场外的招待会；
（8）将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包。
布置展位
（1）抵达，饭店登记；
（2）视察展览厅及场地；
（3）咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；
（4）指示运输承包商将物品运送至会场；将促销用品发送直接分配中心；
（5）联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；并查看所订设备及所有用品的可得性及功能；
（6）与展览组织代表联络，告知通信方法；
（7）与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；并将所有活动节目做最后的决定；
（8）访问当地顾客；
（9）将摊位架构、设备及用品做最后的检查。
展览期间的注意事项
（1）尽早到会场；
（2）于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通信厅；
（3）实地观察后尽早预约明年场地；
（4）详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；
（5）对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质、按期完成，以取得客户合作信心；
（6）每日与员工进行简报；
（7）每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。
展览结束
（1）监督摊位拆除；
（2）处理商务信息；
（3）寄出感谢信。