商务谈判是一项复杂的经济活动，要使谈判顺利进行并且取得预期的结果，关键在于人，也就是说在于谈判人员是否具备多方面的良好素质。重大的商务谈判是一场群体间的交锋，除了要求谈判人员要具备良好的个人素质外，还要求谈判队伍组织严密、结构优化、协调默契，具有很强的凝聚力和战斗力。
一、商务谈判人员的素质要求
商务谈判是一种具有高度原则性且涉及重大经济利益的紧张思维活动，同时它又是一种充满灵活性、机动性，需要谈判人员具有多方面的知识才能完成的社交活动。可以说，商务谈判是对谈判人员的政治觉悟、道德品格、智慧能力以及勇气耐心的全面考验。
（一）思想品德素质
良好的思想品德素质是对一切工作人员的基本要求，对于商务谈判人员而言，思想品德素质更是考察选拔的首要条件。具体来说，对商务谈判人员的思想品德素质要求主要有以下3条。
1.诚实无欺，讲求信誉
诚实无欺，既是企业的经营原则，又是每个谈判人员应有的道德风范，更是树立企业良好信誉的基本前提。企业之间的关系，不仅仅是竞争的关系，而且是相互协作、相互支援的关系，因此，不择手段、尔虞我诈的企业是没有前途的。
2.忠于职守，遵纪守法
商务谈判人员无论是与国内其他单位或者个人进行谈判，还是参加国际经贸谈判，都必须忠于职守，遵守党纪国法和职业道德，一丝不苟地贯彻执行党和国家的方针政策。在经济全球化的新形势下，谈判人员往往会遇到形形色色的对手，也会受到形形色色的诱惑。在这种情形下，谈判人员必须具有良好的思想品质和灵敏的政治嗅觉，自觉抵制各种腐朽思想和不良风气的侵蚀。
3.谦虚谨慎，团结协作
商务谈判需要掌握大量的情况和资料，需要运用多方面的知识和技能，然而一个人的知识和能力总是有限的，必须依靠谈判班子里的每一个成员和幕后顾问班子的团结协作、相互配合，才能完成任务。因此，无论一个人的经验有多丰富、能力有多强、在以往的谈判中起的作用如何重要，都要虚怀若谷，懂得尊重别人。这里所说的尊重别人，既指尊重己方人员，也指尊重对方成员。谈判人员只有谦虚谨慎、互相学习、精诚合作，才能增强团队的整体谈判实力。
（二）业务能力
商务谈判人员的业务能力是由多方面的知识和能力集合而成的。业务能力是谈判人员应该具备的重要条件，业务能力的高低决定着他能否在谈判中充分发挥作用、驾驭各种复杂的局面。业务能力主要应包括以下几方面。
1.知识结构
知识就是力量。从一定意义上说，商务谈判的过程实际上就是谈判双方知识和能力较量的过程。谈判所涉及的知识领域极其广泛，要求谈判人员具备经济、营销、财会、法律、公关、金融、储运、心理等多方面的知识。某些特殊产品和技术的贸易谈判还需要掌握专门的技术知识。在国际商务谈判中，谈判人员还需要掌握外语和国际政治、经济、法律等方面的知识。此外，有关产品的技术特点、行业特点、成本估算以及市场行情的变化趋势等，也要深入了解，切实掌握。当然，满足在谈判中所需要的多方面的知识主要依靠谈判组织成员的充分互补和协作，但是每一个谈判人员都应学习和掌握尽可能多的知识，扩大知识面，完善知识结构。
2.分析判断能力
谈判人员的分析判断能力来源于其丰富的业务知识和长期的经验积累，也是谈判人员在实践中逐步锻炼培养出来的。分析判断能力主要包括两个方面的能力。
一是对市场形势的分析判断力。有经验的谈判人员总是时刻注视着有关商品或服务的市场形势，而且他们往往能够见微知著，对市场变化趋势作出正确的分析判断，并应用于商务谈判的实际。事实证明，当某种商品或者服务的市场处于若明若暗的情况下，能够首先作出正确分析判断的人，通常能掌握主动权，赢得更大的利益。
二是对谈判对手的分析判断力。有经验的谈判人员总是会通过会上、会下与对手的接触，透过各种现象（包括谈判对手所运用的夸大、假象、声东击西等手法），迅速准确地分析出对方企业的经营规模、资金情况、管理水平、购销形势以及信誉状况等，从而为本方制定相应的谈判策略提供重要的依据。谈判人员还要能够在日常接触中掌握对方的个人情况，进而对谈判对手尤其是主谈手的知识、阅历、特点、性格、气质、爱好等作出分析判断，做到心中有数，这对本方顺利应对各种突发情况、驾驭谈判进程大有好处。
3.核算能力
商务谈判与其他的谈判不同，它的出发点和归宿点都是经济利益，因此整个谈判过程实际上就是对利益的不断核算与调整的过程。这就要求谈判人员要有丰富的财会知识和核算能力，而且要熟练掌握有关产品的各项经济指标，如成本、费用水平、进销差价、资金周转率等，这样才能在各种方案的商谈中始终做到心中有数、进退自如。高水平的谈判人员在核算本方的经济利益时，不仅着眼于目前利益，而且还会考虑长远的最大利益，显示出与众不同的气度和风格。他们不是孤立地“闭门算账”，而总是把经济的核算与企业面临的市场情况紧密地结合起来考虑；如果某个产品的质量确属上乘，在消费者心目中已享有较高的声誉，为了尽快扩大市场份额，尽量争取较多的客户，他们会在价格上做出一些必要的让步，以退为进。
4.商谈能力
商谈能力是谈判人员自身的各种知识和能力的集中体现。商谈能力主要包括以下3个方面。
（1）倾听能力
对谈判人员倾听能力的要求是：能够悉心倾听谈判对方的各种意见，分析和掌握对方的思想脉络，迅速理出其意见要点，同时又能够迅速捕捉对方暗示的似乎无关紧要却反映出其真实意向的苗头。这是谈判人员“知己知彼”、确定正确的谈判策略的关键。只会讲、不会听的人，决非高明的谈判者。
（2）推理能力
推理能力就是由一个或几个已知的前提推出新的方案和设想的能力。在对对方的陈述进行分析之后，谈判人员通常会发现谈判中双方的心理处于对立或戒备的状态，而在利益上又相互依存，那么在这种情况下，如何才能使对方接受本方的方案和建议呢？唯一的方法就是以理服人。因此，在推理能力上，如果谈判人员比对方略胜一筹或至少能分庭抗礼，无疑是在维持本方利益的前提下推进谈判的重要条件。
（3）运用语言能力
谈判实际上是各方意愿、要求、方案等信息的表达、传递与磋商的过程，在这个过程中主要依靠语言交流，因此谈判人员的语言表达能力至关重要。谈判语言又分为口头谈判语言、电话谈判语言、电讯谈判语言以及书面谈判语言等。按照各种形式的语言运用目的和要求的不同，又可以将其分为合作性、磋商性、保密性、交际性、竞争性、暗示性等。一般来说，谈判语言要求准确、适当、有理有据，不能任意发挥，更不能出现破绽；要注意口音的标准化，尽量采用对方能听懂、能理解的语言，避免“粗话”和易于出现歧义的用语；表达要生动活泼，富有感染力和说服力。在进行国内谈判时，谈判人员要会讲普通话。当然，掌握一些方言，在适当的时候运用，也会起到独特的作用，例如，与港商洽谈时，粤语就很有用。与外商谈判的谈判人员，还要有扎实的外语功底，在重大问题上绝不能出现差错，起草合同文本用词必须十分精确，能够经得起推敲。
5.协调能力
在商务谈判过程中，经常会出现各种矛盾和意想不到的情况。对于谈判团队的领导成员来说，必须具有及时妥善处理各种内部矛盾，调动各方面积极性，为实现既定目标而共同奋斗的协调能力。可以说，协调能力是保证谈判成功的基本条件。
（三）心理素质
商务谈判不仅是一种经济行为，而且也是谈判双方在智力、意志、体力等方面的较量，因而要求谈判人员必须具备良好的心理素质。心理素质大致包括以下3个方面。
1.随机应变
谈判过程变幻莫测，各种意想不到的事情都可能突然发生；有时，谈判对手运用各种谋略，也可能使己方骤然陷入困境。这就要求谈判人员要有良好的心理素质，能够急中生智，随机应变，巧妙地应付和处理好各种突发情况，摆脱困境。例如，在谈判中，当对方提出的棘手难题时，己方的谈判人员可以委婉地转移话题，先把讨论引到容易解决的问题上，然后经过一番思考，有了清晰的应对思路时再逐渐接近要解决的难题。有时对方逼迫你就某个难题立即做出抉择，你如果回答“让我考虑一下”，就会显得缺乏主见，没有判断能力，使己方在心理上处于劣势。最好的应对办法是，你从容不迫地看看表，礼貌地对对方说：“对不起，我得出去和一个约好的朋友通个电话，请您稍等5分钟。”这样，你就可以在对方尚未觉察你真正意图的情况下，赢得宝贵的5分钟思考时间，如果可能的话你还能咨询一下他人的意见。或者是通过外在力量或调节自身状况以作应急之用，例如，点烟、倒水，开个小玩笑，与自己同伴谈一件无关紧要的事等，都可以在一定程度上缓和气氛，争得一些冷静思考的时间，使“山穷水尽”转为“柳暗花明”。
2.自制能力
谈判人员常常会因为遇到环境的急剧变化或者严重的挑战而感到窘迫和难堪，因此要求谈判人员具有较强的自制能力，能在各种特殊而复杂的环境下始终保持心平如镜、从容不迫、内紧外松，排除一切干扰谈判的忧思和杂念。例如，在与对手激烈辩论时，思想要集中，态度要保持平和、冷静，不可激动急躁，坚持用说理的口吻和平和的态度去说服对方；当对手情绪激动、态度失常时，能控制自己的情绪，不怒形于色、“以牙还牙”。当谈判陷入久拖未果的境地时，谈判人员身上的压力是巨大的，这种压力不仅来自于对方，而且也来自于己方，例如，谈判组织内部的成员之间可能发生分歧，某些领导者由于不了解实情而横加指责等。这就要求谈判人员一定要坚持实事求是的原则，顶住来自各方面的压力，据实测算分析，如实反映报告，帮助相关领导和其他成员进一步了解情况，以做到统一思想、统一行动、摆脱困境。谈判人员的良好自制能力往往能从危机中挽救谈判，并且最终取得谈判的成功。
3.创造力与灵活性
一个优秀的谈判者不仅要能够经得起各种挫折的考验，而且还要始终表现出过人的理智和优雅的风度，富有创造力和灵活性。谈判人员只有随着谈判场上风云的变幻，及时调整自己的心理状态，从而不断建立起新的心理平衡，在坚持原则性的同时，充分发挥自己的创造力与灵活性，才能打破谈判中出现的僵持局面。而创造力和灵活性的发挥与思维活动的及时调整密切相关。谈判者要善于根据谈判中出现的各种新情况，及时把谈判前经过准备而形成的前期思维方式调整为临时思维方式；能够正确运用反馈思维与超前思维相结合、以超前思维为主的思维方式，以及静态思维与动态思维相结合、以动态思维为主的思维方式。归根结底，正确的思维方式和坚韧不拔的毅力是谈判人员创造力和灵活性得以充分发挥的源泉。
此外，谈判者的年龄、仪表、风度、体质也是重要的条件，企业在进行谈判人员选拔时也要认真加以考虑。
二、商务谈判队伍的组织
在多数情况下，商务谈判都需要组成一个谈判班子，配备所需的各类人员，分工协作，优势互补，以便更有效地开展谈判活动。谈判队伍的组成虽然不是千篇一律的，但有一个总体要求，就是“少而精”。谈判团队成员要具有良好的思想道德、丰富的专业知识和较强的谈判能力，并且要各具不同的特长。
（一）谈判组织的类型和规模
1.单一谈判者
单一谈判者，顾名思义，就是由一个人与对方进行谈判。在某些特定情况下，企业会授权某一个人代表企业去谈判。当然，此人必定是非常熟悉该项业务的行家，掌握着足够丰富的信息资料。单一谈判者在谈判过程中便于迅速决策，及时抓住稍纵即逝的机遇，提高谈判效率。然而，在较为复杂的谈判中，谈判人员通常既要陈述己方的各种交易条件，又要认真倾听对方的发言，同时做好笔录，仔细衡量各种交易条件的利害得失，还要独立作出相应的决策等，这些工作统统都由一个人去完成无疑是十分艰苦的，一旦在谈判过程中出现一些复杂或出乎意料的情况，因为缺乏必要的信息交流和讨论，很可能会发生失误；若是遇到个人健康出现问题或其他原因，则会使谈判陷于中断或导致破裂。因此，除了极个别的情况以外，一般公司、企业最好不要派单人与对方谈判。
2.谈判小组
谈判小组可以由2人以上、5人以下组成。一般来说，商务谈判都会涉及以下4个方面的内容。
（1）技术方面，包括产品技术标准、工艺要求等。
（2）商务方面，包括确定商品品种、质量、价格、交货期限、风险划分等。
（3）法律方面，包括合同文本的确定和各项条款在法律上的准确性等。
（4）金融方面，包括支付方式、资信保证、财产担保等。
谈判小组通常要由上述这4方面人员组成，当遇到一些特殊的技术问题和法律问题时，还要聘请相关的专家参加。如果一些规模较小的谈判，一个人也可以兼顾两个或三个方面的业务，以精减谈判小组人员。外贸企业出国推销小组的构成多属于这一类，外销人员一般都具备多方面的知识，人人都能够身兼数任。谈判小组因为有精通各方面业务的人员参加，所以能够很好地分工合作，集思广益，能够相互配合运用各种谈判技巧，而且有较大的回旋余地。当然，因为谈判小组是由不同专业的各方面人员组成的，参加的人员多了必然会增加费用的支出，同时对同一问题也难免会有多种看法，出现意见分歧，团队领导者必须加强组织协调。
3.谈判团
谈判团通常可由几人、数十人，甚至上百人组成。一般来说，对于涉及重要问题、谈判难度较大的高层次国际商务谈判，企业需要选拔各类专家，组建谈判团，保证在谈判实力上与对方势均力敌，或者超过对方，为实现预期的谈判目标创造更为有利的条件。大型谈判团内部的各类人员通常要进行合理的分工，成立若干个专业性的部门或者谈判小组，各部门、各小组均保持恰当的人数，工作中各部门、小组互相协调配合，做到既能胜任重大的谈判任务，又能获得高效率。具体地说，谈判团的工作任务主要包括以下8个方面。
（1）主动提出交易条件并注意观察对方的每一个细节和反应。
（2）倾听对方的条件和意见，同时做好记录。
（3）思考对方的意见并及时做出相应的答复。
（4）研究各项意见、条件可能产生的后果，并拟定相应的对策。
（5）明确各项交易条件，拟定合同文本。
（6）从技术、法律、金融等方面审核、修订合同文本。
（7）最后达成成交条件，双方签订合同。
（8）记录并追踪谈判的结果。
重大项目的谈判团，通常不仅有相当数量的正式谈判代表，而且还设有顾问、观察员等第二线工作班子。
（二）谈判班子的组成
进行重大商务谈判的班子，通常要由主谈人、经济人员、技术人员和法律顾问等几类人员组成。当然，在对外经贸谈判中，还需配备得力的翻译人员。
1.主谈人
主谈人，也称首席代表。主谈人是谈判班子的核心，也是代表本方利益的主要发言人，整个谈判过程主要是在双方主谈人之间进行。因此，主谈人水平的高低，直接关系到谈判的成效。正因为如此，对主谈人的要求通常是比较高的，他既要有企业家的敏锐眼光和决策能力，又要有宣传家的思维逻辑和口才，还要有外交家的气质和风度。一个理想的商务谈判主谈人应该具备以下条件。
（1）熟悉我国国内、国外贸易的有关方针政策。
（2）掌握当前市场情况和发展趋势，具有很强的分析判断能力。
（3）能够迅速洞察谈判对手的情况。
（4）具备相关的法律知识。
（5）有一定的外语水平，能够在对外经贸谈判中顺畅交流。
（6）胸襟开阔，善于听取各方面的意见，不固执己见，作风民主。
（7）善于思辨，有较强的表达能力。
（8）职位与对方主谈人相当，而且有作出相应决定的权力。
主谈人不但自身素质要高，而且还要有指挥和协调谈判班子所有成员活动以及最大限度地发挥群体效应的能力。主谈人在谈判开始前，要有序地组织班子成员做好一切准备工作，全面掌握与谈判有关的信息，并通过会议、短期集训等方式，使全体成员准确地了解本次谈判的目标和策略，明确各自在实现谈判目标和策略中所担负的责任。在谈判过程中，主谈人要充分发挥核心作用，“言必信，行必果”，展现良好形象，以赢得对方的尊重；能设身处地地考虑对方的行为环境，领会对方意见的真实含义，以增强双方合作的信心，要善于及时识破对方的假动作和“迷阵”，敏锐地找准主攻点，推动谈判不断取得新进展。可以说，主谈人责任重大，面对的矛盾和困难也比较多。当发生非授权范围的重大情况时，主谈人应如实地向上级汇报；当问题难以作决策时，主谈人应向上级决策层提供多种可供选择的方案，并且陈述各种方案的利弊；当上级作出决策后，要坚决贯彻执行，并努力使之具体化，以便于实际操作。
2.经济人员
经济人员是谈判班子中的重要成员，应当由熟悉业务的经济师或会计师担任。在主谈人主持谈判时，经济人员应当为其提供经济方面的资料和意见，充分发挥助手的作用。在与对方经济人员直接就一些具体交易条件进行磋商时，经济人员要能够独当一面，充分发挥自己的主动性和创造性。经济人员的具体职责如下。
（1）在谈判准备期间，参与信息调研与行情分析，以及谈判方案的制订工作。
（2）掌握谈判项目的整个财务状况。
（3）分析、了解谈判对方的财务状况，以及对方在项目利益方面的期望值指标。
（4）及时分析、计算谈判方案变动所引起的收益和财务变动情况。
（5）在谈判中为主谈人出谋划策、排忧解难，促使谈判朝着预定目标推进。
（6）当谈判发生重大意见分歧时，提请或暗示主谈人休会，在场外与小组成员做进一步分析、核算。
（7）在正式签约前提出对合同或协议的财务分析表。
（8）参与合同、协议的起草和签署，并且参与谈判总结事宜。
3.专业技术人员
在重大的商务谈判中，一定要有熟悉本企业的生产、科研技术并能够解决谈判中发生的各种技术问题的专业技术人员参加。专业技术人员同样是主谈人的助手。在主谈人开始谈判之前，专业技术人员要准备好与谈判有关的各种详细的技术资料，以便帮助主谈人掌握具体的技术参数。当谈判在技术方面发生争议问题时，专业技术人员要能够迅速分析、判定问题的症结，解答己方有关的技术难题。专业技术人员的具体职责如下。
（1）在谈判开始之前，搜集有关的技术信息资料，做好谈判项目技术方案的准备工作。
（2）及时掌握谈判双方在项目技术要求上的分歧和差距，认真研究解决分歧的途径和办法。
（3）根据主谈人的委托，与对方进行技术问题上的具体磋商。
（4）针对有关技术难题，向主谈人提出解决的建议和方案。
（5）草拟并修改合同、协议中有关技术问题的条款。
（6）为最后的决策提供专业技术方面的论证，参与合同、协议的签署以及谈判总结。
4.法律人员
在重大项目谈判中，法律人员也是不可缺少的。法律人员要熟悉各种经济法律、法规，特别是在国际商务谈判中要懂得国际商法和有关国家、地区的法律规定；要能够透彻地掌握和解释合同、协议中各种条款的法律含义和要求，使本企业在各种经贸交往中得到有力的法律保障，即使发生了法律纠纷，也能够运用法律、法规维护自身的利益。法律人员的具体职责如下。
（1）认定谈判对方经济组织的法人地位。
（2）保证谈判程序和谈判内容始终在法律许可的范围内进行。
（3）参加草拟谈判文件，保证该文件在法律上的有效性和准确性。
（4）当发生法律纠纷时，要依法为本方利益进行辩护。
5.翻译人员
在对外大型商务谈判中，翻译人员无疑是谈判班子的核心成员。重要谈判的翻译人员不能临时确定，而应该尽早吸收其参加谈判的准备工作，以便他们能够充分了解谈判的任务、目标和策略，并掌握有关业务和技术术语。一个好的翻译人员通常能够洞察对方的心理和发言意图，为主谈人提供重要的信息和建议，同时也能够为本方谈判中出现的失误提供改正的机会和借口。在对外经贸洽谈中，往往包藏着许多复杂而微妙的问题，主谈人或其他成员的发言难免会有失言或不妥之处。高水平的翻译通常能在语言传递中巧妙地给予更正；有时当主谈人意识到自己出言有误时，在配合默契的情况下，还可找借口把失言之责推到翻译身上，从而体面地纠正自己的错误。此外，通过翻译人员进行谈判，主谈人还可以避免过早暴露自己的外语水平，利用翻译向对方复述的时间，可以细心观察对方的反应，为自己争得较多的时间来思考下一步的行动计划。翻译人员的主要职责如下。
（1）在谈判开始前熟悉业务情况，了解谈判对手的特点，做好充分准备。
（2）在谈判过程中要全神贯注，力求翻译准确，忠于原意。
（3）当发觉主谈人意见不妥或有差错时，能够以巧妙的方式提醒其注意，但最后必须以主谈人的意见为准，不可向外商表达自己的意向。
（4）对方提出的意见和要求，要如实告知主谈人，答复对方不能自作主张，也不能故意省略，堵塞言路。
（5）如果外商有不正确的言论或不满意的表示，应该全部译告主谈人，由主谈人考虑后作出适当的反应。
谈判中不要随便更换翻译，以保持工作的连续性。翻译人员相当辛苦，应当给予尊重和爱护。
6.记录人员
一项重大的商务谈判通常是旷日持久、跌宕起伏，如果把谈判全过程如实记录下来，形成一份完整的资料，既是本次谈判的重要档案资料，也是日后双方进一步发展关系的参考依据。因此，在谈判队伍中，配备具有良好素质的记录人员是十分必要的。记录人员虽不是正式代表，但应该是谈判班子的组成人员之一。重要谈判通常还设有二线工作班子，他们除了听取一线班子人员的口头汇报外，更主要的是从记录中了解谈判的进程，发现问题的症结所在，进而提出相应的建议和对策。记录人员要有良好的文字记录能力，若能学会速记之法则更佳，同时还要有一定的业务知识，注意力集中，反应机敏。一份完整的谈判记录应当包括以下4项内容。
（1）商谈的全过程和主要问题。
（2）双方提出的各项条件及建议。
（3）双方争议的主要问题及最后达成的协议。
（4）主要谈判人员的用语、习惯、提法及表情等。
7.国外商务中的代理人
在国外商务活动中，代理人是企业委托在当地经营渠道的成员。代理人不仅熟悉委托人经营的商品和服务，更重要的是他们能够充分掌握当地的社会情况、经济情况，了解谈判对方和参加谈判人员的特点，熟悉同行圈子的内情，与当地各方面人士都有较为密切的联系。因此，国内企业在同国外客户进行商务谈判时，事先经过认真选择，可以让作用发挥得比较好的代理人参加正式谈判。在客户有翻译的情况下，代理人可以帮助双方传递意图，以验证对方翻译的正确性；在对方没有翻译的情况下，代理人可以充当翻译，尤其是当谈判对方使用的是少数语种时，代理人更是不可多得的翻译。要让代理人在谈判中发挥好作用，关键是要与其建立起长期合作的友谊桥梁，正确处理好利益关系，使代理人认识到谈判成功会给他带来哪些眼前的利益、他会有怎样美好的发展前景。当然，在国外商务活动中，代理人与谈判对手之间也经常会有一些不易察觉的联系，代理人既可以为己方服务，也可以为谈判对方效力。因此，在需要代理人参加谈判时，既要利用其促进谈判，又要做好工作，注意防止对己方不利情况的发生。
除了上述几种主要成员外，根据谈判的需要，有时谈判班子还要配备一些信息搜集、数据分析和文件打印等服务人员。