专家型员工总是在接受一项工作之后，就会制定出合理的工作计划，给工作安排出足够的时间，然后按部就班地进行下去。即使遇到某些突发事件也能够及时对工作计划进行调整，这能够帮助他们在有限的时间内能够完成很多的工作。而那些一味蛮干的人往往十分忙碌，但是却没有效率。
有这样一个故事：有人曾经对中国的计算机编程人员和美国的计算机编程人员的工作进行过比较。最终发现，编一个程序，在中国需要一个中等程度的编程人员花上三天时间，而在美国则需要一组编程人员花上一周的时间来完成。但是，美国人编写的程序基本可以解决现实中的使用问题，在使用过程中，能够运转自如。而中国人编写的程序则只完成了程序要求的基本功能，一旦被投入使用，就会不时地出问题，使用者要经常停下来思考究竟哪里出了问题。
原来，美国人在做程序的时候，会先对程序的要求和使用中可能会出现的问题进行集体讨论，并拿出解决方案，然后才会开始进行工作。但是中国人则只是知道了程序的基本要求就开始工作。这就是有工作规划的人和没有计划的人完成工作的不同。表面看来，中国程序员使用了很少的时间，快速完成了工作，但是解决使用程序中的问题却需要花上更多的时间，于是，整个工作效率也就下降了。真正的高效率是要有质量的快速完成工作，而不是漏洞百出。
每一位员工都要学会更好地制定工作计划，以便清楚地知道自己的工作进程，从而把所有的工作做得井井有条。
制定计划还有一些需要注意的问题：
1.计划要有一定的弹性，而不能变成一个不能调整的死规定。因为随时会有意外情况发生，或可能有一些临时任务。一个有弹性的计划则能够既完成规定的工作，还能够应付意外任务。
2..要认真分析工作，把难做的事先完成。先完成难题，就会让你的工作变得势如破竹，从而提高工作效率。否则就可能因为精力下降无法完成工作。
3.要给自己留有一定的余地。你要尽量早日完成工作，一旦制定了计划就要努力往前赶，而不是往后推。这样你就能够提高工作效率，并且能够让工作变得轻松。如果你总是放纵自己拖延工作，最终就会使工作变得越来越难，甚至需要花上几倍的时间来完成。当你能够按照自己的工作计划按部就班地完成工作时，你就会发现工作有了明确的目标，也就有了清晰的思路，时间就会得到充分的利用，自然就能够提高工作效率。
§§§第4节先解决最重要的事
潘德夫毕业后，应聘来到一家大型公司做总经理助理。刚到任时，总经理向他介绍了公司的情况和现状，并且交给他两件需要办理的事情，一件是资金周转问题，另一件是员工的日常需要供给问题。
在大学时潘德夫学的是金融专业，认为自己有筹集资金的特长，因而产生了一个很实际的想法，将解决资金周转的问题放在最重要的位置上。
这引起了公司绝大多数员工的强烈不满，因为以前的助理总是将精力主要放在满足公司员工的日常需要上，但是新助理潘德夫却不这么做，他为解决资金的周转在各个部门间不停地跑来跑去，几乎很少去处理那些日常事务。
公司员工对他的不满日渐加深，后来就派了一名代表到公司总部那里要求总经理撤换现在的助理，或者令潘德夫彻底改变自己的做法。总经理了解了潘德夫的做法后，对那名代表说：“放心吧，他会将你们的问题解决得非常圆满的，但是，你们要给他一段时间。”
没过多久，公司的资金周转问题彻底解决了，潘德夫这才转过来致力于员工的日常需要问题。虽然后来他将员工的那些问题解决得很圆满，但许多员工依旧对他抱有很深的成见，他在那家公司的人际关系也就可想而知了。最后，他不得不选择离开了那里。
后来潘德夫深有感触地说：“我的失误就在于没有将总经理交办的任务分出主次，与下属与上级沟通得不够。如果我将员工的实际问题放在最重要的位置，也许会出现截然相反的结果。但现在说什么都晚了。”
在处理工作中的事件时，有一个重要的原则是先做重要的事，而不是紧急的事。我们的时间都是有限的，有很多人之所以很忙碌却仍然没有效率，是因为他们把大量的时间花在了紧急的事情上，而那些事情对于自己来说却根本不重要。
被美国《时代》杂志誉为“人类潜能的导师”的史蒂芬·柯维博士曾经这样说过：“人类的重要任务就是将主要事务放到主要的位置上。”
有的员工已经习惯了做工作中的“消防员”，他们总是扑来扑去，把工作变成了不断的“救火”。随时会响起的电话、数不清的临时会议甚至是推不掉的社交活动都让他们头疼不已，但又不得不丢下手头的工作去面对，于是，不但变得琐务缠身，而且会毫无效率。这些人往往有一个不良习惯，如果事情不是迫在眉睫，他们就想不起来动手去做。于是，等到被他们拖拉的工作临近期限的时候，他们的工作就会变得更加忙乱，但是也更加没有效率。
而高效率的习惯是把注意力集中在那些重要但不一定紧急的事情上。这些工作可能会决定着你将来的发展，尽管表面看上去并不是十分紧急，但是却是真正需要投入精力去做的事。你需要弄清楚哪些工作是真正重要的，能够让你获得更大的收益，并且把这些事排在日程表上最重要的位置。当你能够这样分配你的工作时间时，尽管你的工作中也会出现燃眉之急，但不会被压力所淹没。
［自我测试］
测试一
高效率的员工总是能够轻松愉快地完成工作，而且把工作做到尽善尽美。他们既不会因为时间紧迫而筋疲力尽，又不会拖延工作而受到批评。你是否也能够轻松自如的应对工作呢？你有这样的高效率吗？通过下面的测试题，你就能够明确自己的差距。
1.你是否经常迟到早退？
A.从没有
B.有时候
C.是的
2.周围的同事和老板会怎样评价你？
A.责任心很强，十分敬业
B.不过不失，是个踏实的人
C.经常迟到，对工作没有热情，没有责任心
3.你和朋友约会时，如果事先约定时间，你会在什么时间到达？
A.早十分钟
B.准点
C.晚十分钟甚至二十分钟
4.你经常是办公室到的最早的人吗？
A.是的
B.有时候
C.从来不
5.你怎样评价星期一的早晨？
A.又一个愉快地开始
B.希望这周不会太累
C.仍然不想上班
6.在工作中，你是否经常请假？
A.一般不请假，除非十分特殊的情况
B.有时候会请，但不太多
C.经常请假，工作太累了
7.你是否认为自己请假会给别的员工造成麻烦？
A.是的
B.也许会
C.不会，每个人都是自己做自己的事
8.你在工作中发现老板存在可能会对公司造成损害的问题时，会怎么做？
A.站出来指正
B.悄悄议论
C.当作没看见
9.你是否会为了集体的利益而牺牲个人时间？
A.会
B.不确定
C.不会
10.你在工作时是不是总是精力充沛？
A.是的
B.有时候不
C.经常不是
11.你有没有在办公室里散播谣言的习惯？
A.没有
B.偶尔会
C.经常，我是情报中心
12.你在工作时会不会偷懒或消极怠工？
A.不会
B.有时会
C.经常会
13.你是不是经常觉得时间不够用？
A.从不
B.有时候
C.经常
14.你在工作时会不会闲谈浪费时间？
A.从不
B.有时候
C.经常
15.你工作有没有明确而详细的工作计划？
A.有
B.有大体的计划
C.没有
16.你有没有被突然出现的事情打乱工作的经历，你会怎样解决？
A.我会调整工作时间，但是能够完成工作
B.我会拖延一点时间完成工作
C.我的工作本来就够乱的了，只可能完不成
17.你的工作计划中有没有弹性时间？
A.有，事实上我有20%的时间可以调整
B.会有些紧张，但是可以调整
C.没有
18.你一般按照什么步骤工作？先难后易，还是先易后难？
A.先难后易，这样精力比较集中
B.先易后难
C.不分先后，看到哪件就先做哪件
19.你是否会给自己留有一定的时间余地？
A.是的
B.一般都是刚好
C.常常做不完，不要说留余地了
20.你会先做紧急的事还是重要的事？
A.重要的事
B.不确定
C.紧急的事
解析：
如果以上问题你的答案80%以上是A，说明你是一个工作高效的员工。你能够合理的利用你的时间，并且工作有十分明确的计划，你清楚地知道自己什么时间应该做什么工作，并且有一定的机动时间来完成突然出现的事件。你有很好的时间观念，不会拖延工作，白白浪费时间，这让你的工作总是能够很好地完成。坚持下去，你就能够得到升职机会，更好地享受有限的人生。
如果你的答案80%以上是B，说明你有一定的时间观念，但是工作效率还有待提高。你尽管从心里认为时间控制十分重要，但是你还没有掌握一定的方法。你需要一些有关时间运用的指导，这能够帮助你更好地制定计划和完成工作。你的工作有时候会让你感到紧张不已，是因为你在不知不觉间会浪费时间，从而没有为工作留出足够的时间。只要你学习了时间控制的方法，让你的工作变得轻松，并不困难。
如果你的答案80%以上是C，说明你是个效率低下的员工。你不但需要增强自己的时间观念，还需要学习合理规划自己的时间。你的很多时间都浪费在无益的事情上，反而耽误了工作。如果你不马上开始对自己的工作进行一次全面的盘点，重新规划自己的时间，制定工作计划，而是这样浑浑噩噩下去，那么你只能平庸的度过一生，永远被工作赶着走，还是完不成工作，甚至会被工作所淘汰。
测试二
我们知道高效率的员工善于控制时间，能够合理的安排工作，从而让工作变得应付自如。他们是怎样工作的呢？通过和下面的问题作对比，你就能够找到自己的问题所在，也能够把高效率员工当作自己学习的榜样，培养自己高效率的工作习惯。
1.我很有时间观念，总是很守时，如果上班快要迟到了，我会打车去。
2.就算公司的制度很宽松，我也不会放纵自己早退10分钟。
3.我认为做生意.签合同应该讲究诚心，而准时也是诚信的一部分。
4.我尽量早一点到达公司，这能够让我有充足的准备，而不会开始上班就很紧张。
5.我就算完成了工作，也会在公司停留一会儿，问同事们是否需要帮忙。
6.我觉得遵守纪律很重要，能够让工作正常进行，否则就可能惹麻烦。
7.我很有原则性，如果同事的工作有问题被我发现了，我会委婉地提出来，而不是装作不知道。
8.我任何时候都努力工作，我认为这是我的责任。
9.我知道和同事的共同合作才能够让工作正常进展，所以我会努力配合同事的工作。
10.我经常锻炼身体，这让我工作时永远神采奕奕。
11.我不在办公室里讲花边新闻，就算听到别人说也不会参与进去。
12.我的办公桌不会堆的杂乱无章，而只放我正在批改的一份文件。
13.我宁愿花一天时间做计划，也不会毫无章法地马上开始工作。
14.我不靠加班来完成工作，而是在上班时间就把工作做完了。
15.我提前给工作做好规划，防止工作被杂七杂八的事情干扰，从而不会工作过度。
16.我总是尽量提前完成工作，而不会把工作拖后。
17.我根据工作习惯和工作需要安排不同的工作，而不是一气完成一件事。
18.我优先完成那些重要的工作，这样就不会被突然出现的事情打乱了手脚。
19.我把工作在该处理完的时候处理，而不是堆积如山时才入手。
20.我不会拖延工作，接到工作时会立即去做。
解析：
这些行为都是工作高效的员工的表现。如果你能够做到3至5条，说明你只要通过一定的修炼，就能够提高自己的工作效率。你需要改善自己的工作方法，向高效率员工学习。如果你能够做到10条以上，说明你已经掌握了一定的提高工作效率的方法，只要坚持下去，就一定能够让你的工作效率大大提高。